Rhaglen a chofnodion

Derbyn unrhyw ymddiheuriadau am absenoldeb.

Y Cynghorwyr E. Selwyn Griffiths, W. Tudor Owen, Gethin Glyn Williams a  John Wyn Williams.

Derbyn unrhyw ddatganiad o fuddiant personol.

Ni dderbyniwyd datganiad o fuddiant personol gan unrhyw aelod oedd yn bresennol.

Ystyried unrhyw fater arall sydd yn teilyngu sylw brys ym marn y Cadeirydd.

Bydd y Cadeirydd yn cynnig y dylid llofnodi cofnodion cyfarfod o’r pwyllgor hwn a gynhaliwyd ar 29 Medi 2016, fel rhai cywir.

Llofnododd y Cadeirydd gofnodion o’r pwyllgor hwn a gynhaliwyd ar 29 Medi 2016, fel rhai cywir.

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Cefnogaeth Gorfforaethol.

Gosododd yr Uwch Swyddog Polisi y cyd-destun, gan dynnu sylw’r aelodau at yr ymatebion a dderbyniwyd i’r hyn a godwyd gan yr aelodau yng nghyfarfod 23 Mehefin 2016. Atgoffwyd yr aelodau mai rôl y Pwyllgor oedd bodloni eu hunain o’r cynnydd a oedd wedi digwydd. Tynnwyd sylw bod 29 allan o’r 69 argymhelliad wedi eu cwblhau.

Nodwyd ar hyn o bryd yr adroddir ar yr holl argymhellion a oedd yn nodi eu bod heb eu cwblhau o adroddiadau oedd yn mynd yn ôl cryn flynyddoedd. Holwyd am farn yr aelodau o ran cynnwys yr adroddiad diweddaraf yn unig o’r rhai a gyhoeddir yn flynyddol, er enghraifft Gwerthusiad Perfformiad Blynyddol yr Arolygaeth Gofal a Gwasanaethau Cymdeithasol Cymru, gan y tybir y byddai unrhyw beth a oedd heb ei gyfarch yn yr adroddiad blaenorol yn cael ei gynnwys yn yr adroddiad diweddaraf.

Nododd y Rheolwr Archwilio o safbwynt archwilio y dylid ystyried eu cadw ar y rhestr gan y gallai’r themâu newid dros y blynyddoedd ac os tynnir o’r rhestr efallai na fyddent yn derbyn y sylw priodol. Ychwanegodd yr Uwch Reolwr Refeniw a Risg os oes ail adrodd y gellir ystyried cynnwys croes gyfeiriad rhwng yr adroddiadau diweddar/hanesyddol.

Nododd aelodau eu dymuniad i barhau i gynnwys adroddiadau blynyddol hanesyddol yn y rhestr i’w gwirio.

Rhoddwyd cyfle i’r aelodau roi sylwadau ar yr adroddiad a’r atodiadau a oedd yn nodi’r arolygiadau a gynhaliwyd gan archwilwyr allanol dros y blynyddoedd diwethaf ynghyd â’u cynigion ar gyfer gwella, eu cynlluniau gweithredu â’r cynnydd hyd yn hyn.

Yn ystod y drafodaeth, nodwyd y prif bwyntiau canlynol:

·         Fe dderbynnir ymatebion i bwyntiau a godwyd yng nghyfarfod 23 Mehefin 2016 yn y cyfarfod yma, roedd hyn yn gyfnod rhy hir;

·         Tudalen 35 Amseroldeb adolygiadau amddiffyn plant - bod y sylwadau yn gwrthddweud eu hunain gan gyfeirio at wellhad ond ar y llaw arall yn dweud nad oedd gwellhad. O ran diffyg cynrychiolaeth gan asiantaethau eraill yn y cynadleddau, dylid gallu parhau efo’r cynadleddau drwy fideo linc.

·         Tudalen 22 Codi ymwybyddiaeth o oblygiadau a gofynion Trefniadau Diogelu rhag Colli Rhyddid (DoLS) a gweithredu’r trefniadau llywodraethu ar gyfer gweithredu’r gweithdrefnau – y nodir ei fod wedi’i gwblhau ond yn ymwybodol bod nifer ar y rhestr aros felly cwestiynir os ceir y gwir ddarlun. Dylid cyfeirio’r mater i’r Pwyllgor Craffu Gwasanaethau.

PENDERFYNWYD:

(i)     derbyn yr adroddiad;

(ii)    parhau i gynnwys adroddiadau blynyddol hanesyddol yn y rhestr i’w gwirio;

(iii)  gofyn am ymateb gan yr Adran Plant a Chefnogi Teuluoedd yng nghyswllt amseroldeb adolygiadau amddiffyn plant;

(iv)  cyfeirio Trefniadau Diogelu rhag Colli Rhyddid (DoLS) i’r Pwyllgor Craffu Gwasanaethau er ystyriaeth.

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Cyllid.

Cyflwynwyd adroddiad y Pennaeth Cyllid, a oedd yn nodi yn unol â gofynion Mesur Llywodraeth Leol (Cymru) 2011, y disgwylir i’r Pwyllgor Archwilio graffu rhai materion ariannol gan gynnwys adroddiadau monitro cyllideb, lle’n briodol.

Gosododd yr Aelod Cabinet Adnoddau y cyd-destun ac ymhelaethodd ar gynnwys yr adroddiad a gyflwynwyd i’r Cabinet ar 22 Tachwedd 2016. Tynnwyd sylw at y penderfyniadau canlynol i sylw’r pwyllgor i’w craffu -

“Derbyn yr adroddiad ar adolygiad diwedd yr ail chwarter (sefyllfa 30 Medi 2016) o’r Gyllideb Refeniw, ac ystyried y sefyllfa ariannol ddiweddaraf parthed cyllidebau pob adran / gwasanaeth, gan ofyn i’r Aelodau Cabinet a’r penaethiaid adrannau perthnasol gymryd camau priodol ynglŷn â materion o dan eu harweiniad/rheolaeth.

·        Trosglwyddo (£135k) o gyllideb gorfforaethol i'r Adran Oedolion, Iechyd a Llesiant i gyllido’r costau ychwanegol o ganlyniad i'r newid yn ymwneud â chodi tâl am y chwe wythnos gyntaf o ofal preswyl a nyrsio.

·        Caniatáu i'r Adran Rheoleiddio ddefnyddio (£200k) o'u tanwariant i gyllido cynlluniau penodol i wella cyflwr meysydd parcio.

·        Trosglwyddo (£300k) o'r Adran Rheoleiddio i'r Gronfa Ddiswyddo Gorfforaethol er mwyn cynorthwyo efo'r newidiadau sydd o'n blaenau fel Cyngor.

·        Cynaeafu (£300k) o'r casgliad ffafriol Treth y Cyngor, a (£290k) o danwariant Budd-daliadau, ynghyd â (£200k) o'r tanwariant a gynhwysir o dan 'Eraill', a'i drosglwyddo fel a ganlyn:

-     defnyddio (£20k) o’r tanwariant fel cyfraniad ariannol i Bwll Nofio annibynnol Harlech er mwyn gwneud taliad pontio un tro ar gyfer y cyfnod hyd at 31 o Fawrth 2017, yn unol â phenderfyniad y Cabinet ar y 4 o Hydref 2016.

-    defnyddio (£135k) i gyllido oblygiadau ariannol newid yn y Ddeddfwriaeth Gofal 2014 gan yr Adran Oedolion, Iechyd a Llesiant.

-    y gweddill o (£635k) i'w neilltuo i Gronfa Trawsffurfio”

Eglurodd y Pennaeth Cyllid y defnyddir yr arian a gynaeafwyd ar gyfer blaenoriaethau’r Cyngor. Diolchwyd i’r Adrannau a’r Aelodau Cabinet am eu rheolaeth gyllidebol.

Yn ystod y drafodaeth ddilynol ymatebodd y swyddogion i ymholiadau’r aelodau fel a

ganlyn:

·        O ran y gallai cau’r canolfannau croeso effeithio ar yr incwm a dderbynnir mewn meysydd parcio, ni ragwelir effaith sylweddol gan fod symudiad tuag at archebu llety ar-lein;

·        O ran gorwariant y Gwasanaeth Morwrol o £108,000, roedd Hafan Pwllheli wedi ei fewnoli yn 2007 cyn y cwymp ariannol yn 2008 ac ni ellir amcan os byddai’r sefyllfa ariannol wedi bod yn well os fyddai’r Hafan wedi aros yn rheolaeth cwmni preifat gan fod llai o ofyn gyda mwy o gyflenwad. Y gellir gofyn i’r Adran Economi a Chymuned edrych ar yr opsiwn o allanoli’r Hafan, ond roedd y sefyllfa wedi cymhlethu ers adeg y trosglwyddiad, gyda rheolaeth yr Hafan a’r Harbwr wedi ei gyfuno, a dyfodiad Plas Heli;

·        Mai ffioedd parcio oedd rhan fwyaf o’r incwm o dan y pennawd ‘Gwasanaethau Parcio a Gorfodaeth Parcio’ yn hytrach na dirwyon parcio. Yn dilyn cynyddu’r nifer o feysydd parcio y codir tal ynddynt, ynghŷd â’r a’r nifer uchel o  ...  gweld y cofnod llawn ar gyfer eitem 6.

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Cyllid.

Cyflwynwyd adroddiad y Pennaeth Cyllid, a oedd yn nodi yn unol â gofynion Mesur Llywodraeth Leol (Cymru) 2011, y disgwylir i’r Pwyllgor Archwilio graffu rhai materion ariannol gan gynnwys adroddiadau monitro cyllideb, lle’n briodol.

Gosododd yr Aelod Cabinet Adnoddau y cyd-destun ac ymhelaethodd ar gynnwys yr adroddiad a gyflwynwyd i’r Cabinet ar 22 Tachwedd 2016. Nodwyd bod cynlluniau pendant mewn lle i fuddsoddi tua £34.493 miliwn yn 2016/17. Cadarnhawyd bod £2.442 miliwn o wariant arfaethedig wedi’i ail-broffilio o 2016/17 i 2017/18, ond ni achoswyd unrhyw golled ariannu i’r Cyngor ble gwelwyd cynlluniau yn llithro.

         Mewn ymateb i gwestiwn gan aelod, eglurodd y Pennaeth Cyllid bod y Cyngor yn dilyn trosglwyddo’r stoc tai i Gartrefi Cymunedol Gwynedd yn parhau i fod yn gyfrifol am bibellau dŵr y stadau tai.

         Gofynnodd aelod am eglurhad o ran beth a olygir efo benthyca heb gefnogaeth. Eglurodd y Pennaeth Cyllid bod hyn yn golygu bod y Cyngor yn buddsoddi heb gefnogaeth arian grant.

PENDERFYNWYD nodi’r sefyllfa a’r risgiau perthnasol yng nghyswllt rhaglen gyfalaf y Cyngor.

Cyflwyno adroddiad y Rheolwr Archwilio.

Cyflwynwyd adroddiad y Rheolwr Archwilio yn amlinellu gwaith Archwilio Mewnol am y cyfnod. Nodwyd bod 21 adroddiad am archwiliadau o’r cynllun gweithredol wedi ei gwblhau a 3 archwiliad dilyniant.

Rhoddwyd ystyriaeth i’r adroddiadau yn unigol ac yn ystod y drafodaeth cyfeiriwyd at y materion canlynol –

Rheolaeth Gyllidebol – Ysgolion Cynradd, Ysgol Talsarnau

Mewn ymateb i sylw gan aelod, nododd y Rheolwr Archwilio ei bod yn obeithiol y bydd gwelliant o ran rheolaeth gyllidebol pan ail-ymwelir â’r ysgol.

Trothwyon Gwirio

Nododd y Rheolwr Archwilio na roddwyd categori barn ar yr archwiliad oherwydd roedd y drefn o gynnal gwiriadau annibynnol ychwanegol yn yr Uned Gyfrifeg Ganolog bellach wedi ei derfynu yn dilyn trafodaeth efo’r Uwch Reolwr Cyllid.

Strwythur Codio

Nododd y Rheolwr Archwilio ni roddwyd categori barn ar yr archwiliad oherwydd nid oedd gweithrediad addas a fyddai’n arwain at lifliniad yn y codau cyfrif felly fe addysgir staff i ddefnyddio’r codau gwariant cywir i leihau’r enghreifftiau o gam-godio.

Canolfannau Hamdden

Nododd aelod ei fod yn braf gweld gwellhad a bod angen cyfleu diolchiadau i’r Adran Economi a Chymuned a’r canolfannau hamdden. Mewn ymateb, nododd y Rheolwr Archwilio ei bod yn falch o adrodd bod gwellhad. Cyfeiriodd at Reolwyr ar Ddyletswydd yng Nghanolfan Hamdden Plas Silyn gan nodi eu bod yn mynd tu hwnt i sicrhau bod y ganolfan yn ddeniadol i bobl ei ddefnyddio.

Ffioedd MOT

Mewn ymateb i gwestiwn gan aelod parthed gosod peiriant talu efo cerdyn yn y gweithdai, nododd y Rheolwr Archwilio bod ffi prynu peiriant ynghyd â ffi misol, nid oedd diben buddsoddi mewn peiriant os oedd yr incwm a dderbynnir ddim yn sylweddol. Ychwanegodd yr Uwch Reolwr Refeniw a Risg ei fod yn fater i’r Adran Priffyrdd a Bwrdeistrefol gyda chefnogaeth yr Uned Incwm. Tynnodd sylw mai drwy drefn anfonebu y gweithredir efo cwmnïau.

Nododd aelod y dylid ystyried defnyddio system talu ar gyfrifiadur. Mewn ymateb, nododd yr Uwch Reolwr Refeniw a Risg bod gan y Cyngor system gyffelyb, a gellid ystyried ei gynnig i’r gweithdai, os yn ymarferol bosib.

PENDERFYNWYD:

(i)     derbyn yr adroddiad ar waith Archwilio Mewnol am y cyfnod o 19 Medi 2016 hyd at 18 Tachwedd 2016 a chefnogi’r gweithrediadau cytunedig a gyflwynwyd eisoes i reolwyr y gwasanaethau perthnasol;

(ii)    cyfleu diolchiadau’r Pwyllgor i’r Adran Economi a Chymuned, Canolfan Byw’n Iach a Gweithgareddau Dŵr Bangor, Canolfan Hamdden Plas Silyn, Canolfan Hamdden Dwyfor a Chanolfan Hamdden Bro Dysynni am eu gwaith yn codi safon rheolaethau;

(iii)  bod Cadeirydd ac Is-gadeirydd y pwyllgor, ynghyd â’r Cynghorwyr John Brynmor Hughes, Dilwyn Morgan a Michael Sol Owen i wasanaethu ar y Gweithgor i ystyried yr archwiliad oedd wedi derbyn categori barn ‘C’;

(iv)  mai cyfrifoldeb unrhyw aelod na allai fod yn bresennol yn y Gweithgor oedd trefnu eilydd.

Cyflwyno adroddiad y Rheolwr Archwilio ar y cynnydd ar Gynllun Archwilio Mewnol 2016/17.

Cyflwynwyd adroddiad y Rheolwr Archwilio yn rhoi diweddariad ar y sefyllfa gyfredol o ran cwblhau cynllun archwilio mewnol 2016/17.

Adroddwyd bod yr Uned Archwilio Mewnol hyd at 18 Tachwedd 2016 wedi cwblhau 52.44% o’r cynllun, gyda 43 o’r 82 archwiliad yng nghynllun 2016/17 wedi eu rhyddhau yn derfynol. 

Tynnwyd sylw at addasiadau i’r cynllun gan nodi bod un aelod o’r tîm wedi gadael cyflogaeth y Cyngor diwedd Hydref 2016 ac yn dilyn adolygiad penderfynwyd canslo’r archwiliad ‘Trefniadau Rheoli Ymadawiadau Cynnar’. Adroddwyd bod tebygolrwydd uchel y bydd canslo archwiliadau eraill yn anochel os parheir y sefyllfa yn enwedig gan fod aelod arall o’r tîm yn gadael cyflogaeth y Cyngor yn dechrau 2017.

Mewn ymateb i gwestiwn gan aelod parthed y risg o ganlyniad i ganslo’r archwiliad ‘Trefniadau Rheoli Ymadawiadau Cynnar’, nododd y Rheolwr Archwilio fe flaenoriaethir ar sail risg a gan fod Swyddfa Archwilio Cymru wedi edrych ar y mater yn ddiweddar fe benderfynwyd canslo’r archwiliad yma.

Mewn ymateb i sylwadau, nododd y Pennaeth y byddai’r swydd a oedd yn dod yn wag dechrau’r flwyddyn yn cael ei llenwi. Awgrymodd y dylai’r Rheolwr Archwilio ail-flaenioraethu’r materion yng nghynllun archwilio mewnol 2016/17 gan drafod efo’r Cadeirydd a’r Is-gadeirydd.

Nododd aelod y dylid ystyried nodi gohirio yn hytrach na chanslo. Mewn ymateb, nododd y Rheolwr Archwilio y byddai nodi gohirio yn rhoi’r argraff yr edrychir ar y mater eto.

PENDERFYNWYD:

(i)     derbyn a nodi cynnwys yr adroddiad fel diweddariad o gynnydd yn erbyn cynllun archwilio 2016/17;

(ii)    bod y Rheolwr Archwilio yn ail-flaenioraethu’r materion yng nghynllun archwilio mewnol 2016/17 gan drafod efo’r Cadeirydd a’r Is-gadeirydd.

Cyflwyno adroddiad y Swyddog Monitro.

Cyflwynwyd adroddiad y Swyddog Monitro yng nghyswllt adolygu’r cyfansoddiad. Adroddwyd y mabwysiadwyd Cyfansoddiad diwygiedig gan y Cyngor yng Ngorffennaf 2014 a oedd yn seiliedig ar gyfansoddiad model a ddatblygwyd yn genedlaethol. Nodwyd bod newidiadau i’r Cyfansoddiad wedi eu hadrodd i’r Cyngor o bryd i’w gilydd ers ei fabwysiadu. Roedd o’r farn ei fod yn amserol cymryd trosolwg o’i weithrediad er mwyn sicrhau ei fod yn gweithio i’r Cyngor ac adnabod ardaloedd ble roedd angen eglurdeb gwell neu addasu.

Gofynnwyd i’r Pwyllgor ystyried ail sefydlu gweithgor i helpu efo’r gwaith o adolygu’r Cyfansoddiad gan gynnwys y Dirprwy Arweinydd a oedd yn gyfrifol am lywodraethu, neu ofyn i’r Grŵp Adolygiad Craffu ymgymryd â’r gwaith.

Nododd aelod ei fod yn amserol i ail-edrych ar y Cyfansoddiad o ystyried y newidiadau technolegol o we-ddarlledu cyfarfodydd a phleidleisio’n electronaidd.

Adroddwyd y cyflwynir adroddiad gerbron y Cyngor ar 8 Rhagfyr 2016 yn adrodd ar ddiwygiadau i hawliau dirprwyedig swyddogion a oedd yn adlewyrchu newidiadau adrannol a deddfwriaethol ynghyd â gofyn i addasu’r Rheolau Gweithdrefn Ariannol. Gofynnwyd am farn y Pwyllgor yng nghyswllt addasu’r gyfundrefn derbyniadau cyfalaf yn dilyn gwaredu eiddo er mwyn creu trefn lle bo Adran yn gwneud cais i gadw cyfran o’r dderbynneb cyfalaf yn hytrach na chadw 20% o bob derbynneb cyfalaf yn awtomatig. Nodwyd gyda’r Cyngor yn wynebu toriadau enbyd yn y cyllid cyfalaf fydd ar gael i wireddu blaenoriaethau’r rhaglen gyfalaf yn y dyfodol, cymerir y cyfle i sicrhau yr uchafir y cyfalaf fydd ar gael i wireddu blaenoriaethau’r Cyngor yn dilyn gwerthu asedau.

PENDERFYNWYD:

(i)     nodi’r adroddiad;

(ii)    penodi Cadeirydd ac Is-gadeirydd y Pwyllgor, Cynghorwyr Gareth Wyn Griffith, Aeron M. Jones, Dilwyn Morgan, Michael Sol Owen a John Pughe Roberts ynghyd â’r Dirprwy Arweinydd i wasanaethu ar y Gweithgor i ystyried canfyddiadau Adolygiad y Cyfansoddiad;

(iii)  argymell y newid i’r Rheoliadau Ariannol i’r Cyngor.