Rhaglen, penderfyniadau a chofnodion

Derbyn unrhyw ymddiheuriadau am absenoldeb.

Derbyniwyd ymddiheuriad gan y Cynghorydd Dewi Owen.

Derbyn unrhyw ddatganiadau o fuddiant personol.

Ni dderbyniwyd unrhyw ddatganiadau o fuddiant personol.

Nodi unrhyw eitemau sy’n fater brys ym marn y Cadeirydd fel y gellir eu hystyried.

Dim i’w nodi.

Bydd y Cadeirydd yn cynnig y dylid llofnodi cofnodion y cyfarfod blaenorol o’r pwyllgor hwn a gynhaliwyd ar 26 Mehefin, 2023 fel rhai cywir.

Llofnododd y Cadeirydd gofnodion y cyfarfod blaenorol o’r pwyllgor hwn a gynhaliwyd ar 26 Mehefin, 2023 fel rhai cywir.

Cyflwyno adroddiad y Swyddog Monitro.

1. Derbyn y newidiadau arfaethedig i’r Drefn Datrys Lleol i adlewyrchu dyfodiad y dyletswydd statudol newydd ar gyfer Arweinyddion Grwpiau, a’i hargymell i’r Cyngor llawn.
2. Cefnogi bwriad y Swyddog Monitro i fynnu defnydd ffurflen gwynion fel rhan o’r gyfundrefn Datrys Lleol, fel sydd wedi’i chynnwys yn Atodiad 2 i’r adroddiad, gyda’r ychwanegiad bod y ffurflen yn gofyn i’r achwynydd ddatgan pa allbwn mae ef/hi yn geisio fel canlyniad i’r gŵyn.

Cyflwynwyd – adroddiad y Swyddog Monitro yn gwahodd y pwyllgor i:-

·         Dderbyn newidiadau arfaethedig i’r Drefn Datrys Lleol (fel yr amlygir yn Atodiad 1 i’r adroddiad) i adlewyrchu dyfodiad y ddyletswydd statudol newydd ar gyfer Arweinyddion Grwpiau, a’u hargymell i’r Cyngor llawn;

·         Gefnogi ei fwriad i fynnu defnydd ffurflen gwynion (Atodiad 2) fel rhan o’r gyfundrefn Datrys Lleol.

Gwahoddwyd sylwadau / cwestiynau gan yr aelodau.

Nodwyd bod raid penderfynu ar ryw bwynt a yw cŵyn yn addas i’w datrys yn lleol, neu a ddylai gael ei chyfeirio at yr Ombwdsmon, a holwyd oni ddylid cynnwys y cam hwnnw yn y broses yn rhywle.

Holwyd ai polisi Cyngor Gwynedd oedd bod rhaid i bob cŵyn gan y cyhoedd gael ei chyfeirio at yr Ombwdsmon, oherwydd y gellid dadlau y byddai’n well ymdrin â rhai mân gwynion cyhoeddus lefel isel drwy’r Drefn Ddatrys Lleol.  Mewn ymateb, nododd y Swyddog Monitro:-

·         Er na ellid rhoi data ar hyn, bod tueddiad yn gyffredinol i anfon cwynion cyhoeddus at yr Ombwdsmon am ddau reswm, sef nad oedd bob amser yn hawdd adnabod natur y pryder a bod angen adnoddau ar gyfer ymchwilio i mewn i’r cwynion hynny.

·         Nad oedd y drefn bresennol wedi’i dylunio ar gyfer ymdrin â chwynion cyhoeddus, ac er y byddai yna rinweddau o fynd i lawr y lôn honno, byddai’n rhaid sicrhau proses sy’n gweithio ac yn cynnal hyder y cyhoedd ynddi.

Awgrymwyd y dylai’r ffurflen gwynion ofyn i’r achwynydd ddatgan pa allbwn mae ef/hi yn ei geisio fel canlyniad i’r gŵyn.  O bosib’ bod yr achwynydd yn chwilio am ymddiheuriad yn unig, neu’n dymuno i’r sawl y mae’n cwyno amdano weld y sefyllfa o’i bersbectif ef/hi.  Credid y byddai gofyn y cwestiwn o gymorth o ran penderfynu sut i ymdrin â chwynion gan y byddai’n amlygu nad yw pob cŵyn gyhoeddus yn drwm ar adnoddau a bod modd cael datrysiad syml a chyflym ar gyfer aelodau’r cyhoedd mewn rhai achosion.

Nodwyd bod y fersiwn Saesneg o baragraff 3 o Atodiad 1 i’r adroddiad yn wallus a chadarnhaodd y Swyddog Monitro y byddai’n gwirio ac yn gwneud addasiadau i sicrhau bod y geiriad yn darllen yn gywir.

PENDERFYNWYD

1.         Derbyn y newidiadau arfaethedig i’r Drefn Datrys Lleol i adlewyrchu dyfodiad y ddyletswydd statudol newydd ar gyfer Arweinyddion Grwpiau, a’i hargymell i’r Cyngor llawn.

2.         Cefnogi bwriad y Swyddog Monitro i fynnu defnydd ffurflen gwynion fel rhan o’r gyfundrefn Datrys Lleol, fel sydd wedi’i chynnwys yn Atodiad 2 i’r adroddiad, gyda’r ychwanegiad bod y ffurflen yn gofyn i’r achwynydd ddatgan pa allbwn mae ef/hi yn ei geisio fel canlyniad i’r gŵyn.

Cyflwyno adroddiad y Rheolwr Priodoldeb ac Etholiadau.

Cymeradwyo’r addasiadau i’r Weithdrefn Wrandawiadau i’r Pwyllgor Safonau ynghyd â’r daflen wybodaeth gysylltiedig.

Cyflwynwyd – adroddiad y Rheolwr Priodoldeb ac Etholiadau yn gwahodd y pwyllgor i gymeradwyo addasiadau i’r Weithdrefn Wrandawiadau i’r Pwyllgor Safonau ynghyd â’r daflen wybodaeth gysylltiedig, yn sgil profiad gwrandawiadau diweddar.

Diolchodd y Swyddog Monitro i’r Rheolwr Priodoldeb ac Etholiadau am ei waith gan nodi ei fod yn croesawu ac yn argymell i’r Pwyllgor gefnogi’r diwygiadau.

Diolchodd y Cadeirydd i’r Rheolwr Priodoldeb ac Etholiadau am gyflwyno darn o waith proffesiynol iawn.

PENDERFYNWYD cymeradwyo’r addasiadau i’r Weithdrefn Wrandawiadau i’r Pwyllgor Safonau ynghyd â’r daflen wybodaeth gysylltiedig.

Cyflwyno adroddiad y Rheolwr Priodoldeb ac Etholiadau.

Nodi a derbyn cynnwys yr adroddiad.

Cyflwynwyd – adroddiad y Rheolwr Priodoldeb ac Etholiadau yn manylu ar y Gofrestr Rhoddion a Lletygarwch ac yn gwahodd sylwadau’r pwyllgor fel rhan o’i waith o fonitro safonau o fewn y Cyngor.

Gan gyfeirio at y datganiadau ar y gofrestr gyfredol, pwysleisiodd y Rheolwr Priodoldeb ac Etholiadau nad oedd y 2 aelod dan sylw yn aelodau o’r Pwyllgor Cynllunio, eithr yn aelodau lleol oedd wedi cael cynnig o rodd ar ôl i’r penderfyniadau gael eu gwneud.

Nododd y Swyddog Monitro fod yr adroddiad yn adlewyrchu nad yw bob amser yn hawdd ymdrin â sefyllfaoedd fel hyn.  Nododd hefyd fod y datganiad gwrthod yn galonogol gan ei bod yn allweddol bod unrhyw rodd sy’n cael ei chynnig, boed yn cael ei derbyn ai peidio, yn cael ei chofnodi.

Mewn ymateb i gwestiwn gan aelod, eglurwyd nad oedd lletygarwch a ddarperir i aelodau wrth wasanaethu ar gyrff allanol yn rhodd gan drydydd parti, e.e. cynrychiolwyr y Cyngor ar Awdurdod y Parc Cenedlaethol neu gyfarwyddwyr Adra, a bod gan y cyrff hynny eu Cod Ymddygiad a’u trefniadau penodol eu hunain.  Er hynny, byddai’n cynghori y dylai unrhyw aelod sy’n ansicr o’u sefyllfa gofrestru beth bynnag.

PENDERFYNWYD nodi a derbyn cynnwys yr adroddiad.

Cyflwyno adroddiad y Rheolwr Priodoldeb ac Etholiadau.

Nodi’r wybodaeth a pharhau i gyflwyno’r wybodaeth i’r Pwyllgor Safonau mewn ffurf crynodebau heb fanylion penodol.

Cyflwynwyd – adroddiad y Rheolwr Priodoldeb ac Etholiadau yn cyflwyno gwybodaeth am benderfyniadau’r Ombwdsmon ar gwynion ffurfiol yn erbyn aelodau.  Roedd yr adroddiad hefyd yn gofyn i’r Pwyllgor ystyried a fyddent yn dymuno i’r materion hyn gael eu trin fel eitem eithriedig yn y dyfodol, fel bod modd cyflwyno’r wybodaeth gyflawn a ddarperir gan yr Ombwdsmon i alluogi’r Pwyllgor i drafod yn fanylach oblygiadau’r penderfyniadau o safbwynt dehongli’r Cod Ymddygiad.

Nododd y Swyddog Monitro:-

·         Bod opsiwn o fynd yn gaeedig, ond nad oedd yn siŵr pa werth fyddai’n ychwanegu i’r Pwyllgor o gael y manylion ynglŷn â phwy yw’r unigolion a’r cynghorau dan sylw, ayb.

·         Bod y swyddogion yn ymwybodol o’r adroddiad gwreiddiol lle mae problem wedi codi, a phetai angen cysylltu, e.e. i drafod sefyllfa cynghorydd, gellid gwneud hynny.

·         Pe byddai yna batrwm yn codi, e.e. mewn cyngor penodol, y byddai’n ofalus ynglŷn â dod â hynny gerbron y Pwyllgor beth bynnag oherwydd y gallai achos yn ymwneud â’r cyngor hwnnw ymddangos gerbron gwrandawiad o’r Pwyllgor Safonau maes o law.

Gwahoddwyd sylwadau/cwestiynau gan yr aelodau.

Nodwyd bod geiriad achosion 202303259 & 202303399 yn amwys oherwydd y cyfeirir at y cynghorydd fel ‘ef’ yn y frawddeg gyntaf, ond fel ‘hi’ yn y frawddeg ganlynol.

Awgrymwyd nad oedd yr hyfforddiant wedi gwella dim ar y sefyllfa yng Nghyngor Tref Tywyn, lle mae mân achosion yn codi’n gyson.  Mewn ymateb, nododd y Swyddog Monitro:-

·         Bod rhain yn gwynion sydd ddim yn mynd ymlaen i ymchwiliad, ac sy’n awgrymu, efallai, bod yr hyfforddiant wedi gweithio.

·         Nad oedd modd osgoi cwynion yn gyfan gwbl, ac o bosib’, nad oedd bodolaeth y cwynion yma yn yr adroddiad yn creu darlun mor ddu â hynny.

Nodwyd na ddeellid pam bod yr Ombwdsmon, ar ôl canfod bod aelod wedi torri’r Cod Ymddygiad, yn penderfynu nad oes angen cymryd unrhyw gamau mewn perthynas â’r materion yr ymchwiliwyd iddynt.  Pryderid bod hynny’n gallu arwain at sefyllfaoedd gwaeth yn y dyfodol, ac awgrymwyd y dylai unrhyw achos, waeth pa mor fach, gael ei ymchwilio iddo os yw’r cynghorydd dan sylw wedi torri’r Cod yn flaenorol.  Mewn ymateb, nododd y Swyddog Monitro:-

·         Nad oedd yn anghytuno â’r sylw, ond bod cynghori ar gwynion yn anodd ar yr adegau hynny pan fo cynghorydd yn amlwg wedi torri’r Cod, ond nad oes budd cyhoeddus, efallai, mewn cymryd camau mewn perthynas â’r materion yr ymchwiliwyd iddynt.

·         Bod yr Ombwdsmon a’i swyddogion hefyd yn wynebu tasg anodd yn cloriannu’r cwynion ac yn dod i gasgliad ynglŷn â pha rai sydd angen ymchwilio iddynt.

·         Bod Adroddiad Blynyddol yr Ombwdsmon yn amlygu bod yna bwyslais mawr ar barch a chydraddoldeb, ac o bosib’ mai dyna’r achosion y mae’r Ombwdsmon fwyaf tebygol o ymchwilio iddynt, a hefyd fwyaf tebygol o gymryd camau yn y budd cyhoeddus.

Gan gyfeirio at achos 202201791, nodwyd bod awgrym gan yr Ombwdsmon nad oedd y cyngor a roddwyd gan y Clerc mor glir ag y gallai fod, a holwyd a oedd y swyddogion wedi nodi bod angen darparu  ...  gweld y cofnod llawn ar gyfer eitem 8.

Cyflwyno adroddiad y Swyddog Monitro.

Nodi’r adroddiad.

Cyflwynwyd - adroddiad y Swyddog Monitro yn amgáu adroddiad blynyddol yr Ombwdsmon am y flwyddyn 2022-23.

Nododd y Swyddog Monitro:-

·         Y gwelwyd gostyngiad yn nifer y materion Cod Ymddygiad, ond bod pryder mwyaf yr Ombwdsmon ynghylch materion parch a chydraddoldeb, gydag oddeutu 67% o’r cwynion a dderbynnir yn ymwneud â’r agwedd yma.

·         Ei bod yn anodd tynnu unrhyw negeseuon penodol o’r adroddiad, ond y deellid, o drafodaethau gyda swyddogion yr Ombwdsmon, eu bod yn edrych ar y patrymau cwynion sy’n deillio o’r Adroddiad Blynyddol, ac o bosib’, y ceid gwybodaeth bellach fyddai o gymorth i fframio hyfforddiant, ond hefyd y drafodaeth gydag Arweinyddion y Grwpiau Gwleidyddol.

Gan gyfeirio at y Dangosyddion Perfformiad Allweddol (tudalen 124 o’r adroddiad / tudalen 177 o’r rhaglen), nododd y Cadeirydd fod y perfformiad o ran achosion a gaewyd o fewn 12 mis wedi llithro fymryn o 67% yn 2021/22 i 66% yn 2022/23, o gymharu â’r targed o 90%, a holwyd a ddylid gwneud sylw i’r Ombwdsmon bod y Pwyllgor yn bryderus ynglŷn â’r llithriad hwn.  Mewn ymateb, nododd y Swyddog Monitro nad oedd yn glir beth oedd wedi achosi hyn, ond y gallai gysylltu â swyddogion yr Ombwdsmon i gael esboniad o’r ffactorau sydd wedi arwain at y sefyllfa, ac adrodd yn ôl i’r Pwyllgor.

PENDERFYNWYD nodi’r adroddiad.