Rhaglen, penderfyniadau a chofnodion

Derbyn unrhyw ymddiheuriadau am absenoldeb.

Derbyniwyd ymddiheuriadau gan y Cynghorydd Stephen Churchman a’r Cynghorydd Arwyn Herald Roberts.

Derbyn unrhyw ddatganiadau o fuddiant personol.

Ni dderbyniwyd unrhyw ddatganiadau o fuddiant personol.

Nodi unrhyw eitemau sy’n fater brys ym marn y Cadeirydd fel y gellir eu hystyried.

Ni godwyd unrhyw faterion brys.

Bydd y Cadeirydd yn cynnig y dylid llofnodi cofnodion cyfarfod blaenorol y pwyllgor hwn, a gynhaliwyd ar 15fed o Fehefin 2023, fel rhai cywir.

Llofnododd y Cadeirydd gofnodion y cyfarfod blaenorol, a gynhaliwyd ar 15fed o Fehefin 2023, fel rhai cywir.

I ofyn i’r Pwyllgor am eu sylwadau er mwyn llunio ymateb i ymgynghoriad adroddiad drafft y Panel Annibynnol ar Gydnabyddiaeth Ariannol.

Derbyn yr adroddiad a chyflwyno sylwadau’r pwyllgor er mwyn llunio ymateb i ymgynghoriad adroddiad drafft Panel Annibynnol Cymru ar Gydnabyddiaeth Ariannol.

Cyflwynodd y Rheolwr Gwasanaeth Democratiaeth ac Iaith yr adroddiad gan egluro mai’r panel sy’n gyfrifol am osod lefel cydnabyddiaeth ariannol ar gyfer cynghorwyr. Nodwyd bod eu rôl yn gwbl annibynnol a’u bod yn cyhoeddi adroddiad yn flynyddol ym mis Hydref er mwyn amlinellu’r bwriad ar gyfer y flwyddyn ariannol ganlynol. Ar gyfer blwyddyn ariannol 2024/25 esboniwyd nad yw’r panel wedi awgrymu unrhyw newidiadau mawr ond eu bod yn cynnig cynyddu’r lwfans sylfaenol a gynigir i Gynghorwyr a byddai hynny’n daladwy o fis Ebrill 2024 ymlaen. Byddai cynnydd yn y swm a gynigir i’r Cynghorwyr sy’n derbyn uwch gyflogau hefyd.

Eglurwyd mai’r prif newid arall yw bod y panel wedi rhoi sylw i faterion sy’n ymwneud â thaliadau ar gyfer aelodau cyfetholedig. Esboniwyd bod y trefniadau cyfredol yn nodi y dylai aelodau cyfetholedig gael cydnabyddiaeth ariannol ar sail diwrnod neu hanner diwrnod. Ond yn sgil newidiadau i arferion gwaith, megis cyfarfodydd brifio amlach ar-lein ayyb, eglurwyd bod y panel yn ystyried cynnig hyblygrwydd wrth dalu aelodau cyfetholedig, gan gynnwys talu fesul cyfradd yr awr. 

Esboniodd y Rheolwr Gwasanaeth Democratiaeth ac Iaith bod chwe chwestiwn wedi’i gynnwys yn yr ymgynghoriad a gofynnodd a byddai modd i’r pwyllgor roi sylwadau ar y gwahanol agweddau fesul cwestiwn er mwyn gallu defnyddio’r sylwadau i baratoi ymateb i ymgynghoriad y panel.

·        Cwestiwn 1: Cydbwysedd rhwng fforddiadwyedd a chydnabyddiaeth ariannol ddigonol i gynrychiolwyr?

o   Nodwyd bod yr hyn a gynigir gan y panel yn ymddangos yn ddigon fforddiadwy o’i gymharu â chyllideb y Cyngor yn ei gyfanrwydd ac felly ei fod yn ymddangos yn ddigon teg.

·       Cwestiwn 2: Barn ar hyblygrwydd taliadau i Aelodau Cyfetholedig?

o   Cytunodd yr Aelodau bod y rhesymeg tu ôl i newid y ffordd mae’r Aelodau Cyfetholedig yn cael eu talu yn gwneud synnwyr o ystyried y modd y mae amgylchiadau’r gwaith wedi newid ac yn digwydd yn fwy darniog a chyson erbyn hyn.

o   Canmolwyd hyblygrwydd y system a’r modd y mae posib iddi gael ei newid pan fo amgylchiadau newydd yn codi.

·       Cwestiwn 3: Arferion da ynghylch defnyddio pwerau’r panel i annog mwy o deithio cynaliadwy ymhlith aelodau.

o   Nodwyd bod yr opsiwn o weithio’n hybrid bellach yn arwain at weithio’n fwy cynaliadwy a bod rhoi’r dewis i gynghorwyr yn ffordd dda ymlaen.

o   Holwyd cwestiynau am y sefyllfa o ran yswiriant os yn rhannu car gyda chynghorydd arall er mwyn mynychu cyfarfodydd. Mewn ymateb, cadarnhawyd bod angen newid yr yswiriant i un sy’n nodi teithiau busnes er mwyn gallu ei ddefnyddio yn rhinwedd y swydd.

o   Tynnwyd sylw at y ffaith bod costau teithio sylweddol uwch yn mynd ar wneud gwaith o amgylch y ward os yn byw mewn ward gwledig o’i gymharu â ward trefol ac nad oes cydnabyddiaeth yn cael ei roi i hynny.

·        Cwestiwn 4: Ymwybyddiaeth o hawliau Cynghorwyr am ad-daliadau a’r camau i wella hynny.

o   Nododd y Rheolwr Gwasanaeth Democratiaeth ac Iaith bod gwybodaeth am hawliau’r Cynghorwyr i’w gael ar y Mewnrwyd Aelodau ac yng nghyfarfodydd y Pwyllgor Gwasanaethau Democratiaeth. Holwyd pa gamau pellach y  ...  gweld y cofnod llawn ar gyfer eitem 5.

Cyflwyno adroddiad y Pennaeth Gwasanaethau Democratiaeth..

Derbyn yr adroddiad a’r wybodaeth.

Cyflwynodd y Pennaeth Gwasanaethau Democratiaeth yr adroddiad gan atgoffa’r pwyllgor bod pedwar maes blaenoriaeth wedi’u hamlinellu i dderbyn sylw yn ystod 2023/24 sef diogelwch a chefnogaeth i Gynghorwyr; sgyrsiau datblygiad personol; edrych ar drefniadau craffu a Chyngor di-bapur.

O ran yr elfen diogelwch a chefnogaeth i gynghorwyr, eglurwyd bod gwybodaeth am faterion diogelwch a lles yn cael ei ddarparu ar y Mewnrwyd Aelodau a bod diweddariad rheolaidd yn cael ei roi am y maes yn y Bwletin Aelodau. Nodwyd nad oedd llawer o Gynghorwyr yn ymwybodol o’r bwletin ac y byddai’n ddefnyddiol cael barn aelodau’r pwyllgor o sut y gellir sicrhau gwell defnydd o’r Mewnrwyd Aelodau a’r bwletin wythnosol er mwyn cyfathrebu negeseuon allweddol pwysig.

Esboniwyd bod pob aelod wedi derbyn gwahoddiad i fanteisio ar Sesiwn Ymgynghorol sef sgwrs anffurfiol gydag arbenigwr o’r maes Dysgu a Datblygu i drafod eu rôl fel aelod. Nodwyd mai prin yw’r defnydd ohonynt hyd yma ac felly atgoffwyd yr aelodau bod angen cysylltu gyda’r Swyddog Datblygu Aelodau er mwyn trefnu’r sesiwn.

Yng nghyd-destun y symudiad i fod yn Gyngor di-bapur, eglurwyd bod datblygiadau wedi bod dros yr haf. Rhoddwyd cydnabyddiaeth i’r ffaith nad yw hyn wedi bod yn symudiad hawdd a diolchwyd i’r aelodau am eu cydweithrediad ar y mater. Atgoffwyd bod modd i’r aelodau gysylltu os yn dymuno derbyn sgrin ychwanegol neu drefnu slot hyfforddiant 1:1 er mwyn dod i ddeall y cyfarpar.

O ran datblygiadau eraill, eglurwyd bod newidiadau wedi’i gwneud i’r system sain yn Siambr Hywel Dda yn sgil sylwadau gan Gynghorwyr. Rhoddwyd trosolwg o’r cyfleoedd hyfforddi sydd ar gael i aelodau hefyd.

Materion a godwyd yn ystod y drafodaeth:

·        Diolchwyd i’r adran am y gefnogaeth.

·        O ran y symudiad i fod yn gyngor di-bapur, mynegwyd gwerthfawrogiad o’r ffaith bod yr adran wedi trafod yn unigol gyda’r unigolion sy’n parhau i dderbyn copïau papur.

·        Tynnwyd sylw at y ffaith bod problemau signal mewn rhai ardaloedd gwledig yng Ngwynedd a bod hyn yn gallu bod yn broblematig wrth geisio darllen dogfennau ar-lein.

·        Nodwyd bod diogelwch a chefnogaeth i gynghorwyr yn bwysig a bod angen bod yn rhagweithiol wrth sicrhau blaenoriaeth i’r maes. Cadarnhaodd y Pennaeth Gwasanaethau Democratiaeth y byddai’r mater yn faes blaenoriaeth am beth amser.

·        Mynegwyd syndod am gyn lleied o’r aelodau sy’n mynychu hyfforddiant a chwestiynwyd a yw’r hyfforddiant sy’n cael ei ddarparu yn cyd-fynd gyda’r hyn sydd ei angen ar gynghorwyr?

o   Mewn ymateb, nodwyd bod yr adran yn deall bod galwadau uchel ar y cynghorwyr ond eu bod yn cael eu hannog i fynychu’r sesiynau hyfforddiant.

o   Tynnwyd sylw at y ffaith mai un o flaenoriaethau’r Cyngor newydd oedd cynyddu’r amrywiaeth oedd ar y Cyngor a bod hyn yn golygu bod gan fwy o gynghorwyr gyfrifoldebau eraill bellach megis swyddi llawn amser a gofal plant. Nodwyd bod angen cadw hyn mewn cof wrth ystyried y niferoedd sy’n mynychu hyfforddiant.

·        Holwyd a oes gostyngiad wedi bod yn y nifer sy’n mynychu hyfforddiant dros y blynyddoedd a sut mae hyn yn cymharu gydag awdurdodau eraill?

o   Nododd y Swyddog Datblygu  ...  gweld y cofnod llawn ar gyfer eitem 6.

Ystyried yr adroddiad.

Derbyn yr adroddiad a’r wybodaeth.

Cyflwynwyd yr adroddiad gan egluro bod sicrhau cefnogaeth i Gynghorwyr wedi bod yn allweddol yng Nghyngor Gwynedd ers tro. Trwy gymorth Cymdeithas Llywodraeth Leol Cymru (CLlLC) mae’r Cyngor yn cydweithio a chymharu gydag awdurdodau lleol eraill gan ddysgu ac elwa o’u profiadau. Erbyn hyn, eglurwyd bod y CLlLC wedi datblygu Fframwaith Hunanasesu gwirfoddol sy’n cynnig meysydd gwahanol y gall cynghorau ganolbwyntio arnynt er mwyn hunan-arfarnu eu perfformiad. Nodwyd bod dogfen ymgynghorol wedi’i datblygu gan y gymdeithas a bod Cyngor Gwynedd wedi sicrhau cyfle i gyflwyno sylwadau mewn ymateb i’r ddogfen ymgynghorol.

Esboniwyd bod Cyngor Gwynedd yn awyddus i gynllunio er mwyn symud y gwaith yn ei flaen yn dilyn derbyn y fframwaith terfynol. Argymhellwyd bod grŵp bach o aelodau’r Pwyllgor Gwasanaethau Democratiaeth yn cwrdd i asesu’r canlynol o’r fframwaith terfynol:

·        A yw’r Cyngor yn gyfrifol am y maes neu beidio?

·        Perfformiad cyfredol y Cyngor yn erbyn disgwyliadau'r fframwaith.

·        A yw’n flaenoriaeth gan y Cyngor?

·        A oes camau gwella posib.

Eglurwyd y gellir defnyddio’r camau uchod i greu rhaglen waith o welliannau gan ddefnyddio’r fframwaith fel sail er mwyn adnabod materion i’w blaenoriaethu.  Nodwyd y byddai hyn yn fan cychwyn effeithiol ond pwysleisiwyd y byddai’n rhaid defnyddio’r fframwaith yn synhwyrol gan ystyried yr adnoddau sydd ar gael gan y Cyngor.

Materion a godwyd yn ystod y drafodaeth:-

·        O ran creu’r grŵp bach, eglurwyd y byddai’r Rheolwr Gwasanaeth Democratiaeth ac Iaith yn cysylltu gyda’r cynrychiolwyr cyn gynted ag y bo’n amserol ar ôl i’r fframwaith fod yn derfynol.

·        Cynigwyd bod y Cynghorwyr Dewi Owen, Beca Roberts, Anne Lloyd-Jones a Cai Larsen yn ffurfio’r grŵp.

PENDERFYNWYD derbyn yr adroddiad a’r wybodaeth.