Rhaglen, penderfyniadau a chofnodion drafft

Pwyllgor Safonau - Dydd Llun, 17eg Mehefin, 2024 10.30 y.b.

Lleoliad: Cyfarfod Rhithiol / Virtual Meeting. Gweld cyfarwyddiadau

Cyswllt: Eirian Roberts  01286 679018

Eitemau
Rhif eitem

1.

YMDDIHEURIADAU

Derbyn unrhyw ymddiheuriadau am absenoldeb.

Cofnod:

Dim i’w nodi.  

2.

DATGAN BUDDIANT PERSONOL

Derbyn unrhyw ddatganiadau o fuddiant personol.

Cofnod:

Dim i’w nodi.

3.

MATERION BRYS

Nodi unrhyw eitemau sy’n fater brys ym marn y Cadeirydd fel y gellir eu hystyried.

Cofnod:

Ni chodwyd unrhyw faterion brys.

4.

COFNODION pdf eicon PDF 155 KB

Bydd y Cadeirydd yn cynnig y dylid llofnodi cofnodion y cyfarfod blaenorol o’r pwyllgor hwn a gynhaliwyd ar 19 Chwefror, 2024 fel rhai cywir.

 

Cofnod:

Llofnododd y Cadeirydd gofnodion y cyfarfod blaenorol o’r pwyllgor hwn a gynhaliwyd ar 19 Chwefror, 2024 fel rhai cywir.

 

5.

HUNAN ASESIAD A RHAGLEN WAITH pdf eicon PDF 133 KB

Cyflwyno adroddiad y Swyddog Monitro.

Penderfyniad:

(a)   Mabwysiadu’r canlynol fel hunanasesiad y Pwyllgor Safonau o’i berfformiad yn 2023/24.

 

SWYDDOGAETH

ASESIAD

(1/2/3/4)

 

Tystiolaeth

Camau pellach

1.  Hyrwyddo a chynnal safonau ymddygiad uchel gan aelodau

 

 

1.

Mae’r Cadeirydd ac Is Gadeirydd wedi mynychu Fforwm Safonau Cymru i rannu profiadau hefo pwyllgorau safonau eraill.

 

Cyflwyno adroddiad blynyddol i’r Cyngor Llawn.

 

Parhau i fynychu a chefnogi.

 

 

 

2.  Cynorthwyo’r aelodau i gadw at y Cod Ymddygiad

 

1.

Swyddog Monitro a’i dîm yn darparu cyngor ac arweiniad mewn cyfarfodydd ac ar sail un i un i aelodau.

 

 

3.  Cynghori’r Cyngor ynglŷn â mabwysiadu neu ddiwygio’r Cod Ymddygiad

 

1.

Dim achlysur wedi codi i ddiwygio’r Cod.

 

Ond, adolygwyd y Drefn Datrys Mewnol i gefnogi dyletswydd Arweinyddion Grwpiau Gwleidyddol dan 52A(1) Deddf Llywodraeth Leol 2000.

 

 

4.  Monitro gweithrediad y Cod Ymddygiad

 

1.

Derbyn adroddiadau rheolaidd o honiadau yn erbyn aelodau.

 

Derbyn adroddiadau blynyddol yr Ombwdsmon a Phanel Dyfarnu Cymru.

 

 

 

 

 

Parhau i fonitro ac ystyried dulliau amgen o dderbyn gwybodaeth.

 

Derbyn adroddiadau blynyddol am y gofrestr buddiannau a lletygarwch.

 

5.  Cynghori, hyfforddi neu drefnu i hyfforddi aelodau ar faterion yn ymwneud â’r Cod Ymddygiad

 

 

3.

Trefnwyd hyfforddiant Cod Ymddygiad llawn ar gyfer aelodau gyda’r sesiwn gyntaf yn cymryd lle yn ystod Chwefror a’r ail ym mis Ebrill.

Angen edrych ar ddarparu hyfforddiant bellach gan fod nifer o aelodau heb fynychu.

 

6.  Rhoi goddefebau i aelodau

 

1.

Trafodwyd a dyfarnwyd dau gais am oddefeb gan y Pwyllgor yn Chwefror 2024.

 

 

7.  Ymdrin ag adroddiadau o dribiwnlys achos ac unrhyw adroddiadau gan y Swyddog Monitro ar faterion a gyfeiriwyd gan yr Ombwdsmon

 

1.

Cynhaliwyd 1 gwrandawiad yn ystod y flwyddyn ynglŷn ag Aelod Cyngor Gwynedd.

 

Yn ogystal adolygwyd y drefn ar gyfer gwrandawiadau er mwyn cryfhau'r cyfathrebu.

 

8.  Awdurdodi’r Swyddog Monitro i dalu lwfansau i bersonau a gynorthwyodd gydag ymchwiliad

 

Dim angen gweithredu.

Dim i’w adrodd

 

9. Monitro cydymffurfiaeth Arweinyddion Grwpiau Gwleidyddol ar y Cyngor a’u dyletswyddau o dan Adran 52A(1) Deddf Llywodraeth Leol 2000.

 

Cynghori, hyfforddi neu drefnu i hyfforddi Arweinyddion Grwpiau Gwleidyddol ar y Cyngor ynghylch materion sy’n ymwneud â’r dyletswyddau hynny.

 

2.

Cynhaliwyd sesiwn ar y cyd gydag Arweinyddion Grwpiau Gwleidyddol ac Aelodau'r Pwyllgor Safonau i ystyried y dyletswydd.

 

Mabwysiadwyd meini prawf a threfn adrodd ar y dyletswydd.

 

Mae’r Swyddog Monitro wedi cyfarfod gyda’r Arweinyddion Grwpiau yn unigol i drafod materion Cod Ymddygiad.

Bydd y trefniadau yn cael eu cynnal yn unol â’r canllawiau statudol.

10.  Ymarfer y swyddogaethau perthnasol uchod mewn perthynas â chynghorau cymuned

 

3.

Swyddog Monitro a’i dîm yn darparu cyngor ac arweiniad i gynghorau, clercod ac aelodau.

 

Fodd bynnag cydnabyddir fod darparu i weithgaredd megis hyfforddiant wedi bod yn heriol ac mae’r ardal yma angen sylw a dod i gasgliad ynglŷn â ffordd ymlaen.

 

Angen ystyried adfer y rhaglen ar sail rithiol pan mae adnoddau yn caniatáu.

 

(b)   Cytuno i symud yr eitem Adolygu Trefniadau Datrysiad Mewnol o gyfarfod Tachwedd 2024 i gyfarfod Chwefror 2025 er mwyn ychwanegu eitem ar Hyfforddi a Chefnogi Cynghorau Cymuned i gyfarfod mis Tachwedd.  Yn dilyn yr addasiad hwn, cymeradwyo'r rhaglen  ...  view the full Penderfyniad text for item 5.

Cofnod:

Cyflwynwyd – adroddiad y Swyddog Monitro yn gwahodd y pwyllgor i:- 

 

·        gynnal hunan asesiad o waith ac allbynnau’r pwyllgor yn ystod 2023/24, ac:- 

·       ystyried rhaglen waith ddrafft ar gyfer 2024/25. 

 

Manylwyd ar y pwyntiau isod:-

·        Credwyd bod angen rhagor o waith ar faterion sy’n ymwneud â’r Cod Ymddygiad gan nodi nad oedd yr hyfforddiant pellach oedd dan sylw wedi gallu cael ei gynnal eto a’r gwaith wedi llithro. Nodwyd bod dau gwrs manwl, hanner diwrnod wedi eu cynnal dechrau’r flwyddyn ar gyfer y Cod Ymddygiad. Mynegwyd anfodlonrwydd bod oddeutu traean yr Aelodau heb fynychu’r cwrs mandadol yma sy’n golygu bod tua 20 o Aelodau angen ei gwblhau. Bydd sesiynau pellach yn cael eu cynnal ond cydnabuwyd bod gwaith i’w wneud i gynyddu’r niferoedd sydd wedi cwblhau’r hyfforddiant hwn.

·        Cydnabuwyd bod cynnydd sylweddol wedi ei wneud yn y gwaith o fonitro cydymffurfiaeth yr Arweinyddion Grwpiau ond amlygwyd bod angen symud o’r cyfnod sefydlu i’r cyfnod perfformio. Ategwyd bod llawer o waith wedi ei wneud flwyddyn ddiwethaf i sefydlu’r dyletswydd ond bellach bod angen symud i system fwy gweithredol gan fod y trefniadau cychwynnol mewn lle.

·        Nodwyd ynghylch y gwaith ar Gynghorau Cymuned, bod peilot a chwrs wedi eu rhedeg ond nad oedd rhaglen o’r hyfforddiant wedi ei chreu oherwydd y llwyth gwaith. Mynegwyd awydd i gwblhau’r gwaith ond nodwyd ei fod yn cystadlu ag adnoddau a blaenoriaethau eraill ar hyn o bryd.

 

Wrth gynnal yr hunan asesiad, nodwyd y pwyntiau a ganlyn:- 

·        Cwestiynwyd be all gael ei wneud er mwyn sicrhau bod yr holl Aelodau yn cwblhau’r hyfforddiant. Awgrymwyd bod lle i hyrwyddo ymhellach drwy’r Arweinyddion Grwpiau er cydnabuwyd na all yr Arweinyddion Grwpiau orfodi’r Aelodau i wneud yr hyfforddiant. Cynigiwyd awgrymiadau pellach megis cynnig cwrs ychydig yn wahanol neu sy’n llai o ran amser.

·        Mynegwyd bod gwaith pellach i’w wneud efo’r Arweinyddion Grwpiau ond ymddengys bod yr Arweinyddion yn cyd-weithio efo’r Swyddog Monitro a bod y gwaith sydd wedi ei wneud hyd yma wedi bod yn dda. Nodwyd bod strwythur mewn lle a bod cynnydd da wedi bod yn y gwaith dros y flwyddyn ddiwethaf.

·        O ran y Cynghorau Cymuned, cydnabuwyd bod gwaith pellach i’w wneud ond derbyniwyd y sylwadau am ddiffyg adnoddau. Nodwyd er nad oedd y rhaglen  hyfforddiant wedi ei chreu, bod cyngor a chefnogaeth yn cael ei roi i’r Cynghorau Cymuned gan y Gwasanaeth Cyfreithiol drwy gydol y flwyddyn.

 

Wrth drafod y Rhaglen Waith ar gyfer 2024/25 nodwyd bod angen cynnal cyfarfod efo Arweinyddion y Grwpiau Gwleidyddol yn ystod y flwyddyn. Atgoffwyd bod cyfarfod flwyddyn diwethaf wedi ei gynnal ar gynffon un o gyfarfodydd y Pwyllgor Safonau. Cysidrwyd y posibilrwydd o gynnal y cyfarfod hwn fel rhan o’r cyfarfod ffurfiol. Nodwyd bod eitem ar brotocol Arweinyddion Grwpiau Gwleidyddol ar raglen waith cyfarfod Tachwedd a gall y cyfarfod yno fod yn berthnasol. Penderfynwyd anelu at gyfarfod Tachwedd, unai yn ystod y cyfarfod ffurfiol neu ar ei ôl. Awgrymwyd sôn wrth yr Arweinyddion yn fuan er mwyn sicrhau eu hargaeledd.

 

Cwestiynwyd pe byddai’n fuddiol edrych ar ffordd i wella’r  ...  gweld y cofnod llawn ar gyfer eitem 5.

6.

ADRODDIAD BLYNYDDOL Y PWYLLGOR SAFONAU 2023-24 pdf eicon PDF 120 KB

Cyflwyno adroddiad y Rheolwr Priodoldeb ac Etholiadau.

Dogfennau ychwanegol:

Penderfyniad:

Cymeradwyo Adroddiad Blynyddol y Pwyllgor Safonau 2023-24 i’w gyflwyno i’r Cyngor llawn ar 11 Gorffennaf, 2024, yn amodol ar wneud y cyfeiriad at y gŵyn o dorri’r cod ymddygiad yn anhysbys.

Cofnod:

Cyflwynwyd – adroddiad y Rheolwr Priodoldeb ac Etholiadau yn amgáu drafft o adroddiad blynyddol y pwyllgor ar gyfer 2023/24.  Gwahoddwyd sylwadau a chymeradwyaeth y pwyllgor i’r ddogfen. 

 

Nododd y Rheolwr Priodoldeb ac Etholiadau bod rhagair y Cadeirydd a’r Swyddog Monitro i ddilyn a bydd y wybodaeth ar Ddyletswydd Arweinyddion Grŵp yn cael ei ymgorffori yn yr adroddiad. Gwahoddwyd aelodau’r Pwyllgor i wirio’r rhan am fanylion aelodau’r Pwyllgor yn yr adroddiad gan ofyn iddynt gysylltu os oes unrhyw beth angen ei addasu. Adroddwyd y bydd yr adroddiad blynyddol yn cael ei gyflwyno i’r Cyngor Llawn ym mis Gorffennaf.

 

Diolchwyd am y gwaith o baratoi’r adroddiad blynyddol gan ofyn a oedd unrhyw sylwadau ar yr adroddiad. Awgrymwyd y dylai’r rhan sy’n adrodd ar achosion a fu gerbron y Pwyllgor Safonau fod yn anhysbys. Tynnwyd sylw at ran o’r adroddiad sy’n hysbysebu penderfyniadau’r Ombwdsmon gan ategu bod rhan yma yn anhysbys ac ddim yn enwi’r aelodau o Gynghorau Tref/Cymuned. Credwyd y dylai’r rhan o’r adroddiad sy’n adrodd ar waith y Pwyllgor Safonau yn ystod 2023-24 hefyd fod yn anhysbys a chyfeirio at y person fel Cynghorydd Cyngor Gwynedd yn hytrach nag enwi’r unigolyn.

 

Mewn ymateb nodwyd bod modd newid yr adroddiad i fod yn anhysbys gan fod enw’r Aelod wedi ei nodi yn flaenorol yn ystod y gwrandawiad cyhoeddus. Cytunwyd y dylid gwneud hyn yn enwedig o ystyried fod yr unigolyn eisoes wedi derbyn cosb. Holwyd ynghylch materion yn ymwneud a Datgan Buddiant yn ystod cyfarfod y Cyngor Llawn. Nodwyd nad yw Aelodau yn cael eu cynghori i ddatgan buddiant yn arferol wrth gyflwyno’r eitem Adroddiad Blynyddol gan mai adroddiad ffeithiol ydyw. Er hyn, nodwyd petai trafodaeth ar gŵyn penodol byddai angen gofyn i’r Aelod ymneilltuo bryd hynny ond ni ddisgwylir trafodaeth o’r fath. 

 

Nodwyd nad oedd rheswm i beidio enwi unigolion dan ran Cwynion Eraill yn yr adroddiad gan fod hyn yn gyson efo’r elfen gwynion a bod y mater yn ymwneud a derbyn caniatâd i gymryd rhan mewn trafodaeth Pwyllgor er bo buddiant sy'n rhagfarnu. Ychwanegwyd bod yr eitemau yma yn rai sy’n gyhoeddus yn barod a bod y sefyllfa yn wahanol i achosion a fu ger bron y Pwyllgor.

 

Ategwyd ei bod yn ddyletswydd ar y Pwyllgor Safonau i asesu a monitro gwaith Arweinwyr y Grwpiau Gwleidyddol. Cytunwyd efo’r asesiad sydd wedi ei gynnwys bod cychwyn positif wedi ei wneud i’r gwaith hwn. Credwyd y bydd yn gymorth i’r Pwyllgor Safonau bod y dyletswydd yma yn ei le. 

 

Cyfeiriwyd at fersiwn Saesneg yr adroddiad ar dudalen 31, rhif achos 202303259 a 202303399 sydd yn cyfeirio at Aelod fel “his” ac yna “her”. Nodwyd y bydd hwn yn cael ei gywiro yn y fersiwn Saesneg.

 

PENDERFYNWYD Cymeradwyo Adroddiad Blynyddol y Pwyllgor Safonau 2023-24 i’w gyflwyno i’r Cyngor llawn ar 11 Gorffennaf, 2024, yn amodol ar wneud y cyfeiriad at y gŵyn o dorri’r cod ymddygiad yn anhysbys.

 

7.

HONIADAU YN ERBYN AELODAU pdf eicon PDF 95 KB

Cyflwyno adroddiad y Rheolwr Priodoldeb ac Etholiadau.

Dogfennau ychwanegol:

Penderfyniad:

Nodi’r wybodaeth.

Cofnod:

         Cyflwynwyd – adroddiad y Rheolwr Priodoldeb ac Etholiadau oedd yn cyflwyno gwybodaeth i’r Pwyllgor am benderfyniadau’r Ombwdsmon ar gwynion ffurfiol yn erbyn aelodau. Adroddwyd mai crynodeb yw hwn o gwynion sydd wedi cau er mwyn rhoi darlun i’r Pwyllgor am y math o bethau sy’n mynd i’r Ombwdsmon a’r penderfyniadau wrth asesu’r cwynion.

 

         Diolchwyd am yr adroddiad gan gydnabod y gwaith sy’n digwydd yn y cefndir.

 

PENDERFYNWYD nodi’r wybodaeth