Lleoliad: Cyfarfod Rhithiol / Virtual Meeting. Gweld cyfarwyddiadau
Cyswllt: Lowri Haf Evans 01286 679878
Rhif | eitem |
---|---|
YMDDIHEURIADAU I dderbyn unrhyw ymddiheuriadau am absenoldeb Cofnod: Derbyniwyd ymddiheuriad gan y Cynghorydd Sion Jones |
|
DATGAN BUDDIANT PERSONOL I dderbyn unrhyw ddatganiad o fuddiant personol Cofnod: Ni dderbyniwyd datganiad o fuddiant personol gan
unrhyw aelod oedd yn bresennol. |
|
MATERION BRYS Nodi unrhyw eitemau sy’n fater brys ym marn y cadeirydd fel y gellir eu hystyried. Cofnod: Dim i’w nodi |
|
Bydd y Cadeirydd yn cynnig y dylid derbyn cofnodion cyfarfod o’r pwyllgor hwn a gynhaliwyd Chwefror 13eg 2020 fel rhai cywir Cofnod: Cadarnhaodd y Cadeirydd bod y cofnod yn gofnod priodol o’r cyfarfod hwn a
gynhaliwyd 13 Chwefror 2020 |
|
DATGANIAD LLYWODRAETHU BLYNYDDOL CYNGOR GWYNEDD AR GYFER 2019/20 PDF 386 KB I ystyried yr
adroddiad Dogfennau ychwanegol: Penderfyniad: Cymeradwyo’r Datganiad (drafft) yn ddarostyngedig i addasu’r pedwerydd cymal yn y rhan “Atebolrwydd” i ddileu’r cyfeiriad at ddiffyg dyhead y cyhoedd i ddal y Cyngor yn atebol, ac argymell fod Arweinydd y Cyngor a’r Prif Weithredwr yn ei arwyddo Cofnod: Cyflwynwyd y datganiad gan Pennaeth Cynorthwyol - Refeniw a Risg ac eglurodd bod y datganiad, er nad yn rhan o’r cyfrifon,
yn ddogfen statudol ac angen ei chyhoeddi gyda’r cyfrifon. Yn unol â Rheoliadau
Cyfrifon Archwilio (Cymru) a Chod ymarfer CIPFA mae’n rhaid i bob Awdurdod
Lleol sicrhau bod datganiad o reolaeth fewnol yn ei le. Adroddwyd mai’r Prif Weithredwr
ac Arweinydd y Cyngor sydd yn arwyddo’r datganiad er bod angen cymeradwyaeth
gan y Pwyllgor Archwilio a Llywodraethu. Rhoddwyd ychydig o gefndir i’r datganiad gan
nodi bod dyletswydd ar bob Awdurdod Lleol i gyflwyno
datganiad blynyddol ac er yn wahanol
o ran fformat neu ddull mae
eu cynnwys yn debyg iawn.
Yng Ngwynedd, y Grŵp Asesu Trefniadau Llywodraethu, o dan arweiniad y Prif Weithredwr sydd yn adolygu'r
gofrestr risg. Bydd y grwp yn
trafod risgiau mewn 22 o feysydd llywodraethu gwahanol, gan nodi’r rheolaethau
sydd gan y Cyngor yn eu lle
er mwyn lliniaru’r
risgiau hynny. Caiff hyn ei
wneud mewn ymateb i fframwaith
CIPFA sydd yn adnabod egwyddorion craidd ar gyfer
llywodraethu da. Adroddwyd bod y Grŵp wedi dod i gasgliad bod 0 maes gyda risgiau uchel
iawn, 1 maes risgiau uchel, 11 maes risgiau canolig
a 10 maes risgiau isel. Nodywd mai
y maes risg
uchel oedd diwylliant, a’r rhesymeg hyn yw
bod diwylliant amhriodol o fewn y Cyngor yn llesteirio’r holl agweddau llywodraethu. Er hynny, ategwyd
bod Gweledigaeth Ffordd
Gwynedd yn dangos enghreifftiau da iawn gyda chynnydd arwyddocaol
cyffredinol ond nid yn gyson ar draws y Cyngor. Ategwyd bod yr amserlen wedi llithro
ychydig oherwydd pandemig covid 19, ond ceir enghreifftiau
bod diwylliant Ffordd
Gwynedd wedi cynorthwyo’r sefyllfa mewn rhai
llefydd wrth ymateb i’r argyfwng. Tynnwyd sylw mai un
sgôr risg sydd wedi newid
yn y flwyddyn sef adolygu deilliannau
a hynny oherwydd methiant i ddysgu
gwersi o brofiad gan barhau i
wneud yr un pethau yn anghywir. Yn ystod y drafodaeth ddilynol nodwyd y sylwadau canlynol gan Aelodau: ·
Pryder am atebolrwydd y Cyngor ac am gymal yn yr
adroddiad sydd yn mynegi nad
oes ‘ dim dyhead gan y cyhoedd
i ddal y cyngor yn atebol’. Ystyriwyd hyn yn gymal
dilornus a bod awydd ymysg y cyhoedd ond bod diffyg ymddiriedaeth oherwydd penderfyniadau anodd yn y gorffennol. Er mai Aelodau sydd yn cynrychioli’r
cyhoedd nid oes grym gan
aelodau cyffredin gan nad ydynt yn rhan
o drafodaethau ac felly efallai'r
cyhoedd yn colli cysylltiad. ·
Cysylltiad gydag Aelodau wedi
bod yn wan yn ystod y cyfnod clo. Diffyg cyfathrebu
gyda Chadeiryddion Pwyllgorau ‘bach’ ·
Diffyg mewnbwn i benderfyniadau - derbyn gwybodaeth o benderfyniadau ond braf fuasai
cael gwybod beth sydd yn
cael ei drafod
ymlaen llaw. ·
Risg sgôr ddim yn gwahaniaethu o flwyddyn i flwyddyn.
Pam nad oes
ymateb i’r her? Pam nad oes gwelliant? · Meysydd wedi eu cytuno ar gyfer datblygu - sut fydd ‘mewnbwn’ y cyhoedd yn cael ei fesur ac ... gweld y cofnod llawn ar gyfer eitem 5. |
|
CYFRIFON TERFYNOL 2019/20 - Alldro Refeniw PDF 186 KB I ystyried yr
adroddiad Dogfennau ychwanegol:
Penderfyniad: - derbyn
y sefyllfa a’r risgiau perthnasol yng nghyswllt cyllidebau’r
Cyngor a’i adrannau - derbyn penderfyniadau'r Cabinet (16/6/20) Cofnod: Nododd yr Aelod Cabinet Cyllid y cyflwynwyd yr adroddiad i’r
Cabinet 16 Mehefin 2020 a bod y Cabinet wedi cymeradwyo’r holl argymhellion a’r trosglwyddiadau ariannol. Pwysleisiodd bod yr Aelodau Cabinet i gyd yn ymwybodol
o’u cyfrifoldeb i gadw at y gyllideb.
Nododd bod sefyllfa gofal oedolion a gorwariant Adran Plant a Theuluoedd yn amlygu
pryder. Gosodwyd y cyd-destun ac ymhelaethwyd ar gynnwys yr
adroddiad gan yr Uwch Reolwr
Cyllid. Cyfeiriwyd at grynhoad o’r sefyllfa
fesul adran oedd yn amlygu’r
symiau i’w cario ymlaen ar
ddiwedd y flwyddyn. Amlygwyd bod y Gwasanaeth Plant aTheuluoedd
yn gorwario £3.3m ar ddiwedd y flwyddyn
ariannol a’r Adran Priffyrdd a Bwrdeistrefol gyda gorwariant o £500k. Tynnwyd sylw at y manylion pellach (atodiad 2) a’r pwysau amlwg,
sylweddol sydd yn wynebu y maes
gofal a maes gwastraff i geisio
lleihau’r ardrawiad ar drigolion Gwynedd drwy beidio torri
gwasanethau - gwelir tystioaleth bod trafferthion cyflawni arbedion. Amlygwyd bod yr Adran Oedolion
wedi profi gwelliant yn y sefyllfa ariannol erbyn diwedd y flwyddyn ariannol gan dderbyn ac ailgyfeirio grantiau hwyr a defnydd cyllid un tro
o £420k. Heb y cyfraniadau ychwanegol hyn buasai’r adran wedi gorwario £1.5m, fodd bynnag wedi
derbyn bidiau ychwanegol gwerth £1.8m ar gyfer 2020/21. Adroddwyd bod cynnydd pellach yn y tueddiad gorwariant
ar y gwasanaethau gweithredol, lleoliadau ac ôl 16 yn yr
Adran Plant a Theuluoedd ac felly adroddwyd ar orwariant
o £3.4m. Ategwyd
nad oedd
y sefyllfa yn unigryw i Wynedd
ond yn hytrach
yn ddarlun cyfarwydd ar draws yr holl awdurdodau.
Er hynny, y sefyllfa yn parhau
yn un pryderus ac er bod £2m ychwanegol wedi ei ddyrannu
i gyllideb 2020/21 yr Adran i
gwrdd ar pwysau cynyddol, bod methiant i wireddu arbedion yn fater sydd
angen ei ddatrys - bwriad cyfarch hyn mewn adroddiad dilynol i’r Cabinet. Sylwadau pellach: ·
Priffyrdd a Bwrrdeistrefol yn
dangos lleihad ond maes gwastraff
yn broblemus eleni ·
Balansau ysgolion wedi cynyddu o £4m i £4.3m ·
Addysg a YGC wedi perfformio
yn well na’r hyn a ragwelwyd yn ystod y flwyddyn ·
Tanwariant yn yr Adran Amgylechedd a thanwariant un tro ar nifer
o benawdau Corfforaethol ·
Yn dilyn adolygiad digonolrwydd o’r cronfeydd a darpariaethau penodol y Cyngor wrth gau’r cyfrifon a llwyddwyd i gynaeafu
£825,000 o adnoddau. Mewn ymateb i sylw
bod nifer o’r adrannau yn cynnwys
trosiant staff fel problem,
nodwyd yn gyffredinol, os yn anwybyddu gwaraint
cyfalaf, bod ¾
o’r gwaraint yn waraint staff ac felly yn anochel y byddai
materion staff yn codi. Ategwyd, bod bidiau mewn rhai
adrannau wedi ei cymeradwyo i
helpu’r sefyllfa yma. PENDERFYNWYD - derbyn
y sefyllfa a’r risgiau perthnasol yng nghyswllt cyllidebau’r Cyngor a’i
adrannau - derbyn penderfyniadau'r Cabinet
(16/6/20) |
|
DATGANIAD O GYFRIFON CYNGOR GWYNEDD 2019/20 PDF 111 KB I ystyried
adroddiad y Pennaeth Cyllid Dogfennau ychwanegol: Penderfyniad: Derbyn y Datganiad o Gyfrifon Statudol (drafft cyn archwiliad) er gwybodaeth Cofnod: Cymerodd yr Aelod Cabinet Cyllid y cyfle i ddiolch
i holl staff yr Adran Cyllid
am sicrhau bod Datganiad y Cyfrifon y Cyngor wedi eu paratoi erbyn
15fed o Fehefin. Adroddwyd bod Llywodraeth
Cymru ers hynny wedi ymestyn
dyddiad y cyflwyno i fis Tachwedd
gan fod nifer
o Gynghorau wedi cadarnhau nad oedd
modd cwblhau’r dasg erbyn mis
Mehefin. Roedd yn destun balchder
gan yr Aelod
Cabinet, o dan yr holl amgylchiadau, bod y Cyngor wedi llwyddo i
gwblhau’r datganiad trwy ymroddiad staff yr adran o fewn cyfnod heriol iawn. Ategodd ers mis Mawrth mai blaenoriaeth y Cyngor
yw amddiffyn pobl fregus ein cymunedau. Ategodd y Pennaeth Cyllid bod y datganiad wedi ei gwblhau ar
ffurf statudol ac fe nododd bod y ffigyrau pensiwn yn ystumio’r ffigyrau - cyfeiriwyd atynt fel ffigyrau papur ac i ddeall
y sefyllfa ychydig yn well cyfeiriodd at y wybodaeth am y symudiadau yn y reserfau (tud 79). Teimlwyd yr angen i
gyflwyno’r datganiad gan y byddant wedi
dyddio erbyn cyfarfod nesaf y Pwyllgor (14/09/20). Gan nad oes modd
i Deloittes gwblhau eu harchwiliad
hwy o’r cyfrifon
tan fis Medi, ystyriwyd y gall y
Pwyllgor, yn y cyfarfod hwnnw, ganolbwyntio ar archwiliad yr archwilwyr
allanol. Ategodd yr Uwch Reolwr
Cyllid bod chwe set o gyfrifon wedi eu
cwblhau ac yng nghyd-destun y datganiad, nodwyd ei fod
yn ddatganiad cymhleth a hirfaith yn dilyn ffurf
safonol CIPFA. Tynnwyd sylw at yr adroddiad
naratif ac at y prif faterion yn y datganiad. PENDERFYNWYD derbyn y Datganiad o Gyfrifon Statudol (drafft cyn archwiliad)
er gwybodaeth |
|
CYFRIFON TERFYNOL HARBYRAU GWYNEDD 2019/20 PDF 210 KB I ystyried yr adroddiad Dogfennau ychwanegol: Penderfyniad: Derbyn a chymeradwyo’r
wybodaeth - Cyfrif Incwm a Gwariant Refeniw 2019 / 20 - Ffurflen Datganiad cyfrifon a ddaeth i ben 31 Mawrth 2020 (yn amodol ar archwiliad) Cofnod: Cyflwynwyd yr adroddiad gan yr Uwch Reolwr Cyllid a eglurwyd yn
unol â’r gofynion statudol o dan Ddeddf Harbyrau 1964
mae’n rhaid i Wynedd, fel awdurdod harbyrau, ddarparu
datganiad cyfrifon blynyddol sy’n ymwneud â gweithgareddau harbyrau
Abermaw, Aberdyfi, Pwllheli a Porthmadog. Gyda throsiant yr harbyrau yn is na £2.5m,ystyriwyd
i fod yn gorff llywodraeth leol llai o faint ac felly mae cwblhau ffurflen
datganiadau cyfrifon a ddarparwyd gan Archwilio Cymru yn cwrdd â’r gofynion
statudol. Cyfeiriwyd at y cyfrif incwm a gwawriant ac amlygwyd, er bod yr incwm
yn llai na’r
target roedd tanwariant
o £10.5k (staffio cynnal a chadw). Tynnwyd sylw at ffurflen safonol yr archwilwyr
allanol a nodwyd bod y cyfrifon eisoes wedi bod yn destun
archwiliad mewnol ac ers canol mis
Mai yn destun archwiliad allanol gan Deloitte. Ategwyd mai dim ond os
bydd angen gweithredu newidiadau yn dilyn archwiliad
y bydd fersiwn ddiwygiedig yn cael ei chyflwyno
i gyfarfod nesaf o’r Pwyllgor
ar Fedi 14eg 2020. PENDERFYNWYD derbyn a chymeradwyo’r wybodaeth - Cyfrif Incwm a Gwariant
Refeniw 2019 / 20 - Ffurflen Datganiad
cyfrifon a ddaeth i ben 31 Mawrth 2020 (yn amodol ar archwiliad) - Cadeirydd y Pwyllgor i lofnodi’r
datganiadau (yn electroneg) |
|
RHEOLAETH TRYSORLYS 2019/20 PDF 307 KB I ystyried
adroddiad y Rheolwr Buddsoddi Penderfyniad: Derbyn yr adroddiad er gwybodaeth Cofnod: Cyflwynwyd adroddiad gan y Rheolwr Buddsoddi yn adrodd ar wir ganlyniadau
rheolaeth trysorlys y Cyngor yn ystod 2019/20, yn erbyn y strategaeth a
sefydlwyd am y flwyddyn ariannol honno. Nodwyd bod gweithgaredd benthyca’r
Cyngor o fewn y cyfyngiadau a osodwyd yn wreiddiol, a derbyniwyd £546,000 o log
ar fuddsoddiadau a oedd yn uwch na’r £406,000 yn y gyllideb. Cadarnhawyd nad
oedd unrhyw fanc roedd y Cyngor wedi buddsoddi arian gyda nhw wedi methu â
thalu. Tynnwyd sylw at fanylder y gweithgareddau benthyca gan amlygu bod y benthyciadau tymor hir wedi aros
yn gyson ond y gwahaniaeth mwyaf yw’r benthyciadau
tymor byr sydd wedi ei
gymryd allan.
Nodwyd bydd yn arferol gofyn
am lif arian tuag at ddiwedd y flwyddyn ariannol ond gyda goblygiadau
pandemig covid 19 ar
ansicrwydd sut i dalu grantiau
i fusnesau yn ddiogel, penderfynwyd
cymryd benthyciadau tymor byr er
mwyn talu’r grantiau. Adroddwyd bod £15m eisoes wedi ei
dalu yn ôl
gyda £4m i’w dalu eto. Adroddwyd yng nghyd-destun buddsoddiadau bod hwn wedi bod yn gyfnod
distaw a’r opsiynau buddsoddi yn rhoi dychweliadau
eithaf isel. Nodwyd bod gwerth y £10m a fuddsoddwyd yn y gronfa eiddo yn
Chwefror 2019 wedi lleihau yn sylweddol
erbyn diwedd Mawrth 2020 a hynny oherwydd effaith niweidiol pandemig covid 19. Ategwyd bod y gwerth yn isel
ond bod adferiad o ryw 20% yng ngwerth
marchnadoedd wedi ei gael ers
hynny. Y bwriad yw parhau gyda’r
buddsoddiadau am y tymor canolig / hir a chynnal trafodaethau cyson gydag Arling
Close i gadw llygad ar y portffolio.
Amlygwyd bod cyfradd dychwelyd eiddo yn agos i
4% ac yn trosi incwm
refeniw o ryw £400k y flwyddyn ac felly yn arf da iawn i’w
gael mewn portffolio. PENDERFYNWYD derbyn y wybodaeth. |
|
CYNLLUN ARCHWILIO ALLANOL 2020 CYNGOR GWYNEDD PDF 355 KB I ystyried yr adroddiad Dogfennau ychwanegol: Penderfyniad: Derbyn adroddiad Archwilio Cymru Cofnod: Cyflwynwyd yr Adroddiad gan Alan Hughes (Archwilio Cymru) ac Ian Howse (Deloitte) Nodwyd y byddai’r cyfrifon ar gael i’r cyhoedd hyd at fis Medi gyda’r
Archwilwyr Allanol yn cyflwyno eu harchwiliad terfynol o’r cyfrifon wedi hynny.
Tynnwyd sylw at y risgiau arwyddocaol sydd wedi eu hadnabod
ar gyfer archwiliad y Cyngor oedd yn cynnwys gwrthwneud
rheolaethau gan Reolwyr (sydd yn
risg gyffredin i bob Awdurdod), effaith argyfwng cenedlaethol covid 19, cyflawnrwydd gwariant a gronnwyd, incwm a gwariant grant GwE, archwilio’r ddarpariaeth a wnaed mewn perthynas
â dyfarniad achos McCloud (Pensiynau) a gwaith dechreuol i adolygu
parodrwydd ar gyfer cyflwyno prydlesi. Yng nghyd-destun Archwilio Perfformiad ar gwaith am y flwyddyn i ddod, nodwyd
bod covid wedi taro rhywfaint o gynnwys y cynllun. Gwnaed penderfyniad i ddiddymu archwiliad Deddf Llesiant a chanolbwyntio ar ddilyn trefn adfer
y Cyngor. Amlygwyd bod gweddill
y cynllun yn aros run fath ar
Archwilwyr yn parhau i gasglu
sicrwydd ac asesu risg, cyflawni gwaith ar gynaliadwyedd
ariannol, cwblhau adolygiad rhanbarthol o gomisiynu gofal preswyl a nyrsio (gwaith sgopio a thrafodaethau i ddechrau
ym mis Medi). Tynnwyd sylw at y bwriad o wneud gwaith lleol ar
‘ein ffordd o weithio’, ond nodwyd
y bydd angen cynnal trafodaethau gyda swyddogion i ganfod os
yw’r testun yn parhau yn
briodol. PENDERFYNWYD derbyn adroddiad Archwilio Cymru |
|
ASESIAD O GYNALIADWYEDD ARIANNOL - CYNGOR GWYNEDD PDF 411 KB I ystyried
adroddiad Swyddfa Archwilio Cymru Penderfyniad: Derbyn adroddiad Archwilio Cymru Cofnod: Cyflwynwyd yr Adroddiad gan
Alan Hughes (Archwilio Cymru).
Nodwyd, er bod yr adroddiad wedi
ei ysgrifennu cyn cyfnod covid
roedd y prif ganfyddiadau, cysyniadau ac egwyddorion yn parhau yn briodol.
Cyfeiriwyd at y crynodeb o ddarganfyddiadau’r archwiliad gan amlygu mai’r
prif ganfyddiad oedd bod sefyllfa ariannol y Cyngor yn gymharol gryf ar
hyn o bryd gyda strategaeth ariannol yn cefnogi
cydnerth ariannol. Er hynny, amlygwyd
risg bod rhai o wasanaethau yn gorwario yn sylweddol
ac nid yw’r holl arbedion yn
cael eu gwireddu.
Aethpwyd drwy’r canfuddiadau fesul un gan dynnu
sylw at y risigau. Mewn ymateb, diolchodd y Pennaeth Cyllid am yr adroddiad gan
nodi ei fod
yn adlewyrchiad teg o’r sefyllfa
ond yr adroddiad
wedi dyddio rhyw ychydig erbyn
hyn. Rhoddwyd diweddariad ar lafar o’r sefyllfa
bresennol: ·
Gwynedd
oedd yr awdurdod gyntaf i adrodd ar Effaith Covid-19 ar Gyllideb 2020/21 a
gwnaed hynny i’r Cabinet 19/05/20 ·
Ers
hynny, sawl awdurdod wedi derbyn adroddiadau gan eu trysorydd, a’r hyn sydd yn gyffredinol
ymhob adroddiad yw’r ansicrwydd – a)
ynglŷn â pharhad
cyfyngiadau’r argyfwng, ac b)
am
faint y cymorth gellid disgwyl gan Lywodraeth Cymru. ·
Nid yw sefyllfa debygol Cyngor Gwynedd wedi newid yn
sylfaenol ers adrodd ym mis
Mai. ·
Yn
y chwarter cyntaf, roedd y gwariant ychwanegol oddeutu £2m oedd ychydig yn fwy
na’r hyn a ragwelwyd, ond swmp ohono wedi’i ddigolledu. ·
Nid
oedd y gost ychwanegol a adroddwyd arno yn cynnwys taliadau Gostyngiadau Treth
Cyngor. Disgwylir y bydd Llywodraeth Cymru yn digolledu hwn hefyd gyda
thrafodaethau yn cael eu cynnal 30/07/20 ·
Roedd
colled incwm y Cyngor ychydig yn llai na’r hyn a amcangyfrifwyd, ac mae gobaith hefyd o
ddigolledu’r swmp yma yn Ch.1. ·
Ym
mis Mai, trafodwyd colled incwm o £5m yn Ch.1, a £5m pellach yn Ch.2. Gwir
golled incwm Ch.1 oedd £4.9m, ac mae tebygolrwydd y bydd Llywodraeth Cymru yn
digolledu awdurdodau am gyfran dda ohono (cais wedi ei gyflwyno 27/07/20). ·
Bydd
Cymdeithas Llywodraeth Leol Cymru (WLGA) yn gwneud achos i Llywodraeth Cymru
neilltuo cronfa am Ch.2, ond dim sicrwydd o hynny. ·
Asesiad
y Cyngor o’r golled incwm ddim yn cynnwys sefyllfa casgliad o’r Dreth Cyngor –
hyn yn bryder ac yn amhosib i’w fesur ar hyn o bryd. ·
Fodd
bynnag, mae lle i ddisgwyl bydd incwm Ch.2 ar lefel dipyn agosach at y gyllideb
wrth i fusnesau ail-agor, ymwelwyr yn talu am barcio, ayb. ·
Y
reserfau am gymryd ergyd, ond bod digon ar gael i
ymdopi gyda’r sefyllfa eleni ·
Bydd
angen cynllunio ymlaen ar gyfer 2021/22, gan nad oes gwarant y bydd grant
Llywodraeth Cymru yn cadw fyny gyda chwyddiant - cyn yr argyfwng, roedd setliad
2020/21, yn un o’r gorau ers degawd a mwy, oedd yn argoeli fod y blynyddoedd o
doriadau llym wedi lleddfu. ·
Bydd
angen cymryd stoc o’r sefyllfa a cheisio ystyried rhediad eang o bosibiliadau
ar gyfer y flwyddyn nesaf. Y wybodaeth i’w gyflawni yn ffurfiol i’r Cabinet ym
mis Hydref. Diolchwyd am yr adroddiad ac am fewnbwn y ... gweld y cofnod llawn ar gyfer eitem 11. |
|
CYNNYRCH ARCHWILIO MEWNOL AM Y CYFNOD 01/02/2020 hyd 31/03/20 PDF 537 KB I ystyried
adroddiad y Rheolwr Archwilio Penderfyniad: Derbyn yr adroddiad a chefnogi’r gweithrediadau cytunedig sydd eisoes
wedi’u cyflwyno i reolwyr y gwasanaethau perthnasol. Galw GwE (ynglŷn â
chostau teithio) a Priffyrdd a Bwrdeistrefol (ynglŷn â goramser) i
gyfarfod y Gweithgor Gwella Rheolaethau Cofnod: Cyflwynwyd, er gwybodaeth,
adroddiad gan y Rheolwr Archwilio yn diweddaru’r Pwyllgor ar waith
archwilio mewnol am y cyfnod 3 Chwefror hyd 31 Mawrth 2020. Amlygwyd bod 10 o archwiliadau’r cynllun wedi eu
cwblhau. Eglurwyd bod trefniadau newydd wedi eu sefydlu ar gyfer archwiliadau
dilyniant. Yn 2018/19, daethpwyd i gytundeb ar 88 o gamau gweithredu i’w
cyflawni erbyn 31 Mawrth 2020. Yn dilyn cais am wybodaeth a thystiolaeth gan yr
Unedau/Gwasanaethau perthnasol ar gynnydd gweithrediadau, dengys ar 31 Mawrth
2020 bod gweithrediad derbyniol ar 100% o’r camau cytunedig a gytunwyd i
liniaru risgiau uchel/uchel iawn, h.y. 11 allan o 11, a 72.73% o’r camau cytunedig a gytunwyd i liniaru risgiau
isel/canolig., h.y. 56 allan o 77. Ategwyd bod gweithrediad derbyniol ar 76.13% o’r camau cytunedig, h.y. 67 allan o 88 gweithrediad cytunedig gyd chynnydd wedi
ei wneud ar 12.5%, h.y. 11 gweithrediad cytunedig. Er hynny, ni dderbyniwyd ymateb mewn perthynas
â 11.36% o’r gweithrediadau
er bod cais am wybodaeth wedi ei wneud. Cyfeiriwyd at archwiliad o broses hawlio costau teithio GwE
a dderbyniodd farn sicrwydd ‘cyfyngedig’. Bwriad yr archwiliad oedd sicrhau bod
proses effeithlon ac effeithiol mewn lle ar gyfer hawlio costau teithio drwy
system hunanwasanaeth, sydd yn lleihau’r baich gweinyddol ac yn cadw risg o
golled drwy gamgymeriad neu dwyll i lefelau priodol. Amlygwyd pryder gan Aelod,
ar ôl i’r
drefn o gyflwyno ceisiadau drwy hunanwasanaeth leihau'r gwaith gweinyddol yn sylweddol, bod rheolwyr wedi anghofio
gwirio hawliadau costau teithio eu staff. Cadarnhawyd fod rheolaeth GwE wedi
ymrwymo i atgoffa rheolwyr i wirio hawliadau
i liniaru’r risg a amlygwyd. Yn ychwanegol, ystyriwyd bod ansicrwydd y bu ystyriaeth i werth
am arian wrth
newid lleoliadau gwaith swyddogol rhai o staff GwE. Pwysleisiwyd nad oedd diffyg
yn y drefn hunanwasanaeth yn gyffredinol, roedd gan reolwyr gyfrifoldeb i wirio ceisiadau costau teithio, ac nad rôl weinyddol
ydoedd. Yn benodol ynglŷn
â GwE, pryd penderfynodd Cabinet Gwynedd i newid trefniadau hawliau costau teithio, penderfynodd GwE newid lleoliadau
gwaith rhai staff. Ategwyd nad
oedd Archwilio Mewnol yn argyhoeddedig fod lleoliad gwaith
rhithiol i staff yn rhoi sicrwydd
o werth am arian. Adroddwyd bu trafodaethau rhwng
GwE a Cefnogaeth Gorfforaethol ar adeg y newid lleoliad
gwaith, a bod GwE wedi cyfiawnhau'r newidiadau cyn ei cymeradwyo. Mewn ymateb i’r uchod,
awgrymwyd dylai GwE ail adolygu’r newidiadau i leoliadau
gwaith. Mewn ymateb i gwestiwn
a yw’n arferol i wyrdroi / newid
penderfyniad y Cabinet, nododd
y Pennaeth Cyllid roedd y Cabinet wedi sefydlu trefn hawliau
teithio ar sail lleoliad gwaith, ac ar wahân
i hynny roedd
GwE wedi ail ddynodi lleoliad gwaith rhai o’i
staff. Nodwyd nad
oedd penderfyniad y Cabinet
wedi ei wyrdroi
ac nad oedd hynny’n arferiad. Cyfeiriwyd ar archwiliad o daliadau goramser yr Adran Priffyrdd a Bwrdeistrefol a dderbyniodd farn sicrwydd cyfyngedig. Bwriad yr archwiliad oedd sicrhau bod trefniadau addas mewn lle i sicrhau bod taliadau goramser ... gweld y cofnod llawn ar gyfer eitem 12. |
|
ADRODDIAD BLYNYDDOL PENNAETH ARCHWILIO MEWNOL 2019/2020 PDF 579 KB I ystyried adroddiad
y Pennaeth Archwilio Mewnol Penderfyniad: Derbyn yr adroddiad blynyddol yn unol â gofynion Safonau Archwilio Mewnol y Sector Gyhoeddus am y flwyddyn ariannol 2019/2020 Cofnod: Cyflwynwyd adroddiad gan y Rheolwr Archwilio yn mynegi barn Archwilio Mewnol ar yr amgylchedd rheolaethol
gyffredinol o fewn yr Awdurdod yn
ystod 2019/20. Adroddwyd, ar sail y gwaith a gwblhawyd gan Archwilio
Mewnol, bod Cyngor Gwynedd fframwaith cadarn o reolaeth fewnol. Adroddwyd bod 49 darn o waith wedi eu
cynnwys yng nghynllun archwilio addasedig terfynol 2019/20. Nodwyd bod 45 o’r aseiniadau wedi eu cwblhau erbyn
31 Mawrth 2020, a oedd yn cynrychioli
91.84% o’r cynllun. O’r adroddiadau perthnasol a dderbyniodd lefel sicrwydd, derbyniodd 77.77% ohonynt lefel sicrwydd ‘digonol’ neu ‘uchel’.
Adroddwyd yn rheolaidd i’r Pwyllgor
Archwilio a Llywodraethu ac
yng nghyd-destun gwaith dilyniant, allan o’r 88 gweithrediad
cytunedig wnaethpwyd yn 2018/19 roedd gweithrediad derbyniol ar 76.14% ohonynt erbyn Mawrth
31 2020. Ategwyd bod cynnydd
wedi ei wneud
ar 12% ac ni
dderbyniwyd ymateb ar gyfer 11.36% - bydd y gwasanaeth yn ail ymweld â’r
rhain yn y flwyddyn ariannol gyfredol. Nodwyd bod gostyngiad yn nifer
y dyddiau cynhyrchiol oedd ar gael
i’w darparu ar gyfer archwiliadau
Cyngor Gwynedd o 913 diwrnod rhwng
1af Ebrill 2018 a 31ain Mawrth
2019 i 681 diwrnod am yr un cyfnod yn
2019/20. Eglurwyd bod hy o ganlyniad i absenoldeb
mamolaeth, cynorthwyo Awdurdod Parc Cenedlaethol
Eryri yn eu trefniadau diwedd
blwyddyn ariannol a darparu gwasanaeth archwilio Byw’n Iach Cyf. Ers
Ebrill 2020 adroddwyd bod 7
aelod llawn amser i’r Tîm
Archwilio Mewnol ac un Archwiliwr Dros Dro i gyflenwi cyfnod mamolaeth ac absenoldeb uwch Archwilwyr i fynychu Coleg
ar gyfer ennill cymhwyster proffesiynol. Mewn ymateb
i gwestiwn gan aelod parthed
y defnydd o gynllun prentisiaeth fel modd o sicrhau parhad gwasanaeth a pharhad mewn safon,
nododd y Rheolwr Archwilio
ei bod yn annog unigolion i ennill cymwysterau
proffesiynol a manteisio ar gyfleoedd o fewn y maes. Mewn ymateb
i gwestiwn ynglŷn â chytundeb i Cyngor Gwynedd roi cymorth ariannol i gwmni Byw’n
Iach er nad
oedd trosolwg o’r sefyllfa, adroddodd
y Pennaeth Cyllid bod amod i Wynedd
ddigolledu incwm Byw’n Iach. Nodwyd gwerthfawrogiad o waith y Rheolwr
Archwilio. PENDERFYNWYD derbyn yr adroddiad blynyddol yn unol â gofynion Safonau
Archwilio Mewnol y Sector Gyhoeddus am y flwyddyn ariannol 2019/2020 |
|
CYNLLUN ARCHWILIO MEWNOL DRAFFT 2020/21 PDF 421 KB I ystyried
adroddiad y Rheolwr Archwilio Penderfyniad: Cymeradwyo’r Cynllun Archwilio Diwygiedig ar gyfer cyfnod 1 Ebrill 2020 i 31 Mawrth 2021 Cofnod: Cyflwynwyd cynllun drafft
diwygiedig o waith Archwilio Mewnol am y flwyddyn ariannol 2020/21 er
sylwadaeth a chymeradwyaeth gan y Pwyllgor. Amlygwyd, yn unol ag arfer gorau a Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus, mae'r
cynllun Archwilio Mewnol yn destun adolygiad parhaus i sicrhau ei fod yn
parhau’n gyfredol ac yn adlewyrchu newidiadau yn y busnes. Eglurwyd bod y cynllun wedi ei ddiweddaru yn sgîl pandemig Covid-19 a’r ffaith
nad oedd modd i Archwilio Mewnol gynnal gwaith yn chwarter cyntaf y flwyddyn.
Adroddwyd bod swyddogion Archwilio Mewnol
wedi cael eu hadleoli i gynorthwyo a chefnogi’r Cyngor drwy wirio a phrosesu
Grantiau Llywodraeth Cymru i Fusnesau a weinyddir gan y Gwasanaeth Refeniw.
Ategwyd bod gwariant rhagamcanol y Grantiau hyn yn
£63m, yr ail gyngor uchaf yng Nghymru o ran gwariant a thrafodion – y gwaith
wedi ei adlewyrchu yn y cynllun diwygiedig. Tynnwyd sylw
at un o brif flaenoriaethau chwarter 1, fel yn y ddwy flynedd
ariannol flaenorol, yw darparu gwasanaeth
Archwilio Mewnol i oddeutu 70 o gynghorau cymuned, tref a dinas. Ar gyfer
cyflawni hyn ac i gynorthwyo’r cynghorau i gwrdd
â’u hamserlen statudol o ran cyflwyno eu cyfrifon erbyn
30 Mehefin 2020, derbyniwyd
dogfennaeth drwy e-bost ble’n bosibl,
a chynhaliwyd cyfarfodydd drwy ddefnyddio Zoom neu Microsoft Teams, yn ogystal â sgyrsiau dros y ffôn. Bu i’r Gwasanaeth dderbyn adborth positif gan y Clercod/Swyddogion
Ariannol Cyfrifol ar y trawsffurfiad esmwyth o gynnal yr archwiliadau hyn. Adroddwyd y byddai
cynllun diwygiedig
2020/2021 Archwilio Mewnol yn
rhoi ystyriaeth briodol bob amser i’r posibilrwydd y gall twyll neu lygredigaeth
ddigwydd. Eglurwyd y byddant yn manteisio ar y Fenter Twyll Cenedlaethol
ac yn cynnal gwaith Atal Twyll Rhagweithiol gydag Archwilio Cymru hefyd wedi penderfynu
ymestyn y Fenter i dargedu'r risgiau
twyll sy'n gysylltiedig â grantiau neu daliadau Covid-19 a wneir gan awdurdodau
lleol. Ategwyd na fyddai’r
swyddogion Archwilio sydd wedi bod ynghlwm
â’r gwaith o brosesu taliadau grant yn cynnal y gwaith
hwn i sicrhau
annibyniaeth a gwahaniad dyletswyddau priodol. Bydd y Gwasanaeth hefyd yn parhau i
roi sylw i grantiau penodol,
yn enwedig lle mae amodau’r grant yn disgwyl adolygiad gan Archwilio Mewnol. Tynnwyd sylw at y prif newidiadau yn y
cynllun diwygiedig a nodwyd y byddai’r cynllun yn rhoi hyblygrwydd i
alluogi’r Gwasanaeth i gefnogi’r Cyngor gydag unrhyw faterion a ddaw i’r amlwg
ac i weithredu’n brydlon i unrhyw risgiau a ddeillir yn sgil y materion hynny. Diolchwyd y Pennaeth Cyllid i’r staff am eu parodrwydd i drosglwyddo i
gynorthwyo gyda’r lefel uchel o daliadau grant. PENDERFYNWYD cymeradwyo’r Cynllun Archwilio Diwygiedig ar gyfer cyfnod 1
Ebrill 2020 i 31 Mawrth 2021 |