Lleoliad: Cyfarfod Rhithiol / Virtual Meeting. Gweld cyfarwyddiadau
Cyswllt: Sioned Mai Jones 01286 679665
Rhif | eitem |
---|---|
ETHOL IS-GADEIRYDD Penderfyniad: Ethol y Cynghorydd John Pughe yn
Is-Gadeirydd y Pwyllgor Gwasanaethau Democratiaeth am y flwyddyn 2022/23. Cofnod: Etholwyd y Cynghorydd John Pughe
yn Is-Gadeirydd y Pwyllgor Gwasanaethau Democratiaeth am y flwyddyn 2022/23. |
|
YMDDIHEURIADAU I dderbyn
unrhyw ymddiheuriadau am absenoldeb. Cofnod: Derbyniwyd ymddiheuriad gan y Cynghorwyr Arwyn Herald Roberts ac
Elwyn Jones (aelod ex-officio). |
|
DATGAN BUDDIANT PERSONOL I dderbyn
unrhyw ddatganiadau o fuddiant personol. Cofnod: Ni dderbyniwyd unrhyw ddatganiadau o fuddiant personol. |
|
MATERION BRYS Cofnod: Ni chodwyd unrhyw faterion brys. |
|
Cofnod: Derbyniodd y Cadeirydd gofnodion cyfarfod blaenorol y pwyllgor hwn a
gynhaliwyd 17 Chwefror, 2022 fel rhai cywir. |
|
RÔL Y PWYLLGOR GWASANAETHAU DEMOCRATIAETH PDF 331 KB Pennaeth
Cefnogaeth Gorfforaethol i gyflwyno gwybodaeth am rôl y Pwyllgor Gwasanaethau
Democratiaeth. Penderfyniad: Derbyn y wybodaeth am
rôl y Pwyllgor Gwasanaethau Democratiaeth. Cofnod: PENDERFYNIAD Derbyn y wybodaeth am rôl y Pwyllgor Gwasanaethau Democratiaeth. Cyflwynwyd gwybodaeth gan Bennaeth
Cefnogaeth Gorfforaethol am rôl y Pwyllgor Gwasanaethau Democratiaeth gan
fanylu ar swyddogaethau’r Pwyllgor. Nodwyd bod adolygu’r gefnogaeth sydd ar
gael i’r Pennaeth Gwasanaethau Democratiaeth allu cyflawni gofynion y rôl wedi
bod yn brif ffocws trafodaethau'r Pwyllgor hwn yn hanesyddol. Manylwyd ar y ddarpariaeth a gynhigiwyd i
Aelodau dros gyfnod y Cyngor diwethaf a’r datblygiadau gafodd eu cyflawni megis
gwelliannau i’r Fewnrwyd Aelodau a’r gwaith oedd ynghlwm â chyfarfodydd
rhithiol ac aml-leoliad. Soniwyd am y mewnbwn a dderbyniwyd gan Aelodau i’r
trefniadau ar gyfer yr Etholiad a’r trefniadau croesawu Aelodau newydd cyn
symud ymlaen i ragweld materion fydd yn derbyn sylw dros y blynyddoedd nesaf
gan y Pwyllgor. Rhagwelir y bydd ffocws eleni ar y rhaglen hyfforddiant a
chyflwyniadau er mwyn sicrhau bod Aelodau yn derbyn y wybodaeth angenrheidiol i
gyflawni eu rôl. Tynnwyd sylw at y gwaith fydd yn parhau er
mwyn sicrhau cynnal cyfarfodydd aml-leoliad yn ogystal â gofynion newydd y
Ddeddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru) 2021 sydd yn rhoi pwyslais ar
we-ddarlledu cyfarfodydd. I gloi soniwyd am rai materion fydd yn cael
eu trafod yng nghyfarfod nesaf o’r Pwyllgor hwn ym mis Tachwedd a phwysleisiwyd
pwysigrwydd cynnal deialog barhaus â’r Aelodau er mwyn sicrhau bod materion
perthnasol yn derbyn sylw. Atgoffwyd yr Aelodau eu bod nhw’n cynrychioli
gweddill Cynghorwyr Gwynedd ac yn llais iddynt yn y Pwyllgor hwn. Anogwyd yr
Aelodau i gyflwyno unrhyw sylwadau neu bryderon rhwng cyfarfodydd. Yn ystod y drafodaeth cododd y sylwadau
canlynol: -
Holwyd am fanylion ynglŷn â
phwynt 2.10 o’r adroddiad sef y ddyletswydd i gyhoeddi cynllun deisebu.
Gofynnwyd a oedd modd cynnwys hyn fel eitem ar agenda’r cyfarfod nesaf o’r
Pwyllgor. -
Awgrymwyd y dylid cynnwys Cynghorwyr profiadol yn y
sesiynau anffurfiol i Gynghorwyr newydd fel eu bod yno i allu ateb cwestiynau a
gweithredu fel mentor. -
Amlygwyd pwysigrwydd diogelwch yn enwedig ymysg
Cynghorwyr benywaidd. -
Gofynnwyd a oedd modd darparu
adroddiad neu dempled o sut i ymateb i gwynion yn effeithiol yng nghyfarfod
nesaf o’r Pwyllgor hwn. -
Cwestiynwyd pam bod Aelodau yn methu argraffu o’u
dyfeisiadau newydd. Mewn ymateb i’r sylwadau: -
Eglurwyd mai gofyniad yn y Ddeddf
ydyw i gyhoeddi canllawiau ar gyfer sut i gyflwyno deisebau. Nodwyd y bydd
grŵp gweithredol yn cael ei sefydlu’n yn fuan i ymgymryd â’r gwaith hwn. -
Nodwyd bydd y sesiynau i
Gynghorwyr yn cael eu trefnu o dan y prosiect Merched Mewn Arweinyddiaeth.
Adroddwyd bod sesiwn eisoes wedi ei gynnal yn y chwe mis diwethaf, arweiniwyd y
sesiwn yma gan Gynghorydd profiadol. Gobeithiwyd y gall hyn ddigwydd mwy a mwy
yn y dyfodol ac ychwanegwyd os bydd galw, bydd sesiynau tebyg i ddynion yn cael
eu cynnal. - Cytunwyd â’r sylw am bwysigrwydd diogelwch a llesiant gan nodi bod trafodaethau cyfredol rhwng cymdeithas Llywodraeth Leol Cymru a Llywodraeth Cymru am faterion diogelwch felly mae’r mater yn derbyn sylw Cenedlaethol. Adroddwyd bod bwriad i Lywodraeth Cymru sefydlu gweithgor gyda chynrychiolaeth o wahanol sefydliadau ... gweld y cofnod llawn ar gyfer eitem 6. |
|
ADOLYGU TREFNIADAU CROESAWU CYNGHORWYR PDF 365 KB I dderbyn sylwadau’r aelodau
ar y trefniadau croesawu yn dilyn Etholiad Mai 2022. Penderfyniad: Derbyn yr adroddiad a chyflwyno sylwadau ar y trefniadau croesawu yn dilyn
Etholiad Mai 2022. Cofnod: PENDERFYNWYD: Derbyn yr adroddiad a chyflwyno sylwadau ar y
trefniadau croesawu yn dilyn Etholiad Mai 2022. Cyflwynwyd crynodeb o’r trefniadau a ddatblygwyd ar gyfer croesawu
Cynghorwyr newydd yn dilyn Etholiad 2022. Tywyswyd yr Aelodau drwy’r adroddiad
gan fanylu ar drefniadau’r Diwrnod Canlyniadau, Diwrnod Croeso a’r Rhaglen
Hyfforddiant. Adroddwyd bod sylwadau cadarnhaol wedi eu derbyn
ar y cyfan gyda rhai gwersi wedi eu dysgu ar gyfer y dyfodol. Eglurwyd bod dau
ddiwrnod croeso wedi ei gynnal ar y 10fed a’r 11eg o Fai
gyda 5 o Aelodau yn ymuno’n rhithiol dros y ddau ddiwrnod. Derbyniwyd sylwadau
positif am y trefniadau hyn. Llwyddwyd i gyflwyno’r brif wybodaeth
angenrheidiol i’r Aelodau gan ddosbarthu Llawlyfr gafodd ei ddatblygu gan y
Gwasanaeth Democratiaeth ac Iaith fel adnodd cyfeirlyfr a threfnu darpariaeth
TG ar gyfer yr holl Aelodau. Cydnabuwyd bod heriau wedi bod yn ystod y diwrnod
croeso cyntaf oherwydd problem cyswllt wi-fi mewn
ystafell gyfarfod. Serch hyn cafodd y trefniadau eu haddasu erbyn yr ail
ddiwrnod ble llwyddwyd i ddarparu cyfarpar TG heb unrhyw oedi i’r Aelodau. Manylwyd ar y sesiynau rhithiol gan bob
Pennaeth Adran gafodd eu cynnal oedd yn rhoi cyfle i’r Aelodau dderbyn
cyflwyniad am waith yr Adrannau yn ogystal â chyfle i holi unrhyw gwestiwn.
Ategwyd bod y sesiynau hyn wedi cael eu recordio ac ar gael ar y Fewnrwyd
Aelodau. Ychwanegwyd bod yr amserlen wedi bod yn
heriol rhwng y diwrnod canlyniadau a’r Diwrnod Croeso/Cyfarfod cyntaf y Cyngor
gyda llawer o waith a thybiwyd y byddai angen addasu’r elfen yma i’r dyfodol.
Credwyd hefyd y byddai angen pennu diwrnod neu ddyddiad penodol ar gyfer
materion TG sef i ddewis, derbyn a gosod cyfarpar. Yn ystod y drafodaeth cododd y sylwadau
canlynol: -
Diolchwyd am y gwaith o baratoi
Aelodau ac am yr ymdrech gan Swyddogion i alluogi Aelodau i fynychu cyfarfodydd
o bell sydd wedi arbed amser teithio. -
Gwnaethpwyd sylw bod y Diwrnod Canlyniadau yn wych gyda
digon o wybodaeth yn cael ei roi i Aelodau heb eu gorlwytho a mynegwyd sylwadau
positif am y Diwrnod Croeso. -
Ategwyd yr hyn a nodwyd yn yr
adroddiad am yr oedi gyda darpariaeth TG
yn ystod y Diwrnod Croeso cyntaf a thybiwyd y dylai’r elfen hon fod ar ddiwrnod
ar wahân. -
Mynegwyd gwerthfawrogiad bod y sesiynau penaethiaid wedi
cael eu recordio. Gwnaethpwyd ambell sylw bod y sesiynau oedd yn cael eu cynnal
am 4yh yn gweithio’n well o gymharu â’r sesiynau oedd yn cael eu cynnal yn y
bore. -
Mynegwyd sylw bod bocs canlyniadau ward penodol yn ymddangos yn araf yn cael ei gyfri a
theimlwyd y gellir bod wedi dechrau ar y cyfri yn gynt yn yr achos hwnnw.
Awgrymwyd y dylid cael mwy o hyblygrwydd o ran y cyfri ar y Diwrnod Canlyniadau
yn y dyfodol. - Nodwyd fod teimlad bod y cardiau pleidleisio wedi cael eu hanfon allan yn gynamserol a dylid bod wedi aros tan ar ôl y cyfnod enwebu er mwyn arbed arian ac i osgoi dryswch ymysg rhai o’r cyhoedd ... gweld y cofnod llawn ar gyfer eitem 7. |
|
CYFARFODYDD AML-LEOLIAD PDF 322 KB I roi diweddariad am ddatblygiadau ymarferol o
ran cynnal cyfarfodydd hybrid. Penderfyniad: Derbyn y diweddariad am ddatblygiadau ymarferol o ran cynnal cyfarfodydd hybrid. Cofnod: PENDERFYNWYD: Derbyn y diweddariad am ddatblygiadau ymarferol o ran cynnal
cyfarfodydd hybrid. Cyflwynwyd yr eitem oedd yn darparu
diweddariad i Aelodau am y datblygiadau o ran cynnal cyfarfodydd hybrid gan
fanylu ar y pedwar cyfarfod fydd yn cael eu cynnal yn hybrid neu’n aml-leoliad
o ganlyniad i benderfyniad y Cyngor llawn ym mis Rhagfyr 2021. Nodwyd mai rhain
yw’r cyfarfodydd gafodd eu hadnabod fel y rhai sydd o ddiddordeb uchel i’r
cyhoedd. Ychwanegwyd y bydd gweddill y cyfarfodydd yn parhau i gael eu cynnal yn
rhithiol yn unol â phenderfyniad y Cyngor Llawn. Manylwyd ar y gwaith sydd bellach wedi ei
gwblhau yn y ddwy Siambr er mwyn galluogi cynnal cyfarfodydd hybrid a’r
ddarpariaeth newydd sydd mewn lle. Adroddwyd bod rhai cyfarfodydd eisoes wedi
eu cynnal yn hybrid yn ddiweddar ac ar y cyfan wedi bod yn llwyddiannus. Bydd y
Pwyllgorau Craffu yn cael eu cynnal yn hybrid dros y bythefnos nesaf. Cyfeiriwyd at y gwaith fydd yn cymryd lle
dros yr Haf o baratoi ystafelloedd cyfarfod eraill o fewn y Cyngor i fedru
cynnal cyfarfodydd hybrid. Nodwyd bod y gwaith hwn yn cael ei arwain gan yr
Uned TG. Yn ystod y drafodaeth cododd y sylwadau
canlynol: -
Cyfeiriwyd at yr ‘eco’ sydd i’w glywed yn Siambr Hywel
Dda sy’n cael ei amlygu yn ystod cyfarfodydd hybrid. -
Holwyd os yw’r Aelodau yn cael defnyddio’r ystafelloedd
gynhadledd ym Mhwllheli a Dolgellau. -
Gwnaethpwyd sylw bod dwy ystafell
gyfarfod ym Mhenrhyndeudraeth; gofynnwyd a oedd
ystyriaethau i ddarparu’r dechnoleg i alluogi galwad gynhadledd yn yr adeilad.
Teimlwyd y gall gwell defnydd gael ei wneud o’r adnodd yma er mwyn arbed amser
teithio a chostau. -
Diolchwyd am y cyfarfodydd hybid sydd eisoes yn cael eu
cynnal. Gofynnwyd a fydd y cyfarfod hwn ymysg eraill yn parhau i fod yn
rhithiol yntau oes cynlluniau i gynnal mwy o gyfarfodydd yn hybrid. -
Teimlwyd bod nodweddion positif a negyddol ynghlwm â
chyfarfodydd hybrid. Credwyd ei fod yn dda i gyfleu gwybodaeth ond ddim mor
effeithiol i gynnal trafodaethau. -
Credwyd y dylai’r Pwyllgorau Apêl
Cyflogaeth gael eu cynnal wyneb yn wyneb a holwyd os yw hyn yn cael ystyriaeth. -
Cwestiynwyd sut y byddai cyfarfodydd yn gweithio yn
ymarferol pe bai’r ddarpariaeth hybrid mewn amryw o leoliadau h.y. sicrhau
argaeledd a llogi ystafelloedd mewn mwy nag un lleoliad. Rhagwelir y byddai hyn
yn creu problemau i’r tîm Democratiaeth. Mewn ymateb i’r sylwadau: -
Adroddwyd ei bod yn hanfodol i’r sawl sydd yn ymuno o
gartref wisgo clustffonau efo microffon ynghlwm yn enwedig i gyfarfodydd fydd
yn cael eu cynnal o Siambr Hywel Dda. Bydd hyn yn lleihau’r ‘eco’ ac yn gwneud
y sain yn gliriach. Ychwanegwyd bod microffonau ‘bluetooth’
yn cael eu treialu ar hyn o bryd i’r Aelodau sydd efo ipad
ac o ganlyniad yn methu defnyddio’r clustffonau traddodiadol, bydd diweddariad
ar hyn yn fuan. - Nodwyd bod rhaglen i uwchraddio 17 o ystafelloedd cyfarfodydd y Cyngor ar draws y Sir ar fin cychwyn er mwyn gallu cynnal cyfarfodydd hybrid. ... gweld y cofnod llawn ar gyfer eitem 8. |