Rhaglen, penderfyniadau a chofnodion drafft

I ethol Cadeirydd ar gyfer 2025/26.

Penderfynwyd gohirio'r penodiad hyd nes y cyfarfod nesaf.

Penderfynwyd ethol Nigel Rudd yn Gadeirydd y cyfarfod hwn.

Penderfynwyd gohirio'r penodiad hyd nes y cyfarfod nesaf.

Penderfynwyd ethol Nigel Rudd yn Gadeirydd y cyfarfod hwn.

I ethol Is-Gadeirydd ar gyfer 2025/26.

Penderfynwyd gohirio'r penodiad hyd nes y cyfarfod nesaf.

Penderfynwyd gohirio'r penodiad hyd nes y cyfarfod nesaf.

I dderbyn unrhyw ymddiheuriadau.

Derbyniwyd ymddiheuriadau gan Gynghorydd Carol Holliday (Cyngor Sir Ddinbych), Carys Edwards (Aelod Lleyg), a Sian Pugh (Pennaeth Cynorthwyol Cyllid - Cyngor Gwynedd).

I dderbyn unrhyw ddatgan o fuddiant personol.

Ni dderbyniwyd unrhyw ddatganiad o fuddiant personol.

Nodi unrhyw eitemau sy’n fater brys ym marn y cadeirydd fel y gellir eu hystyried.

Croesawodd Prif Weithredwr y Cydbwyllgor Corfforedig (CBC) yr holl Aelodau i’r cyfarfod gyntaf yr Is-bwyllgor Llywodraethu ac Archwilio CBC Gogledd Cymru, a chyflwynwyd cyd-destun am y CBC.

Gofynnwyd am gadarnhad beth yw cynnwys cworwm yn yr Is-bwyllgor hwn, gan ofyn a yw’n bosib dirprwyo. Eglurodd y Swyddog Monitro nad yw hyn yn bosib, gan fod y Cylch Gorchwyl wedi gosod cworwm uchel. Cadarnhawyd bod un aelod o bob awdurdod ac un aelod lleyg yn bresennol heddiw ac o ganlyniad fod cworwm.

Cyflwynwyd y swyddogion ynghyd a’i rolau er mwyn rhoi cefndir a chyd-destun yr Is-bwyllgor. 

Claire Incledon, Dirprwy Swyddog Monitro (dros dro) i gyflwyno’r adroddiad.

Cyflwynwyd yr adroddiad gan nodi bod y Blaengynllun Gwaith yn darparu’r rhaglen waith, sy’n caniatáu i’r Is-bwyllgor gyflawni ei rôl statudol fel y’i nodir yn Rheoliadau Sefydlu 2021. Eglurwyd mai mater i’r Aelodau a’r Cadeirydd yw nodi pa adroddiadau y maent am eu gweld ger bron yr Is-bwyllgor ac unrhyw ofynion hyfforddi y byddant eu hangen. Bydd y rhain yn cael eu hychwanegu at y Blaengynllun Gwaith, a fydd yn ddogfen fyw a chaiff ei gylchredeg yn  rheolaidd i’r Aelodau.

Cadarnhawyd bod dyddiadau cyfarfodydd y CBC ar gyfer 2025/26 yn y calendr tan fis Mai 2026. Nodwyd y bydd calendr terfynol newydd yn cael ei ddatblygu ddechrau’r flwyddyn nesaf. Holwyd os oes dyddiadau cyfarfodydd Is-bwyllgor Llywodraethu ac Archwilio wedi ei gyflwyno. Mynegwyd bod dyddiad ar gyfer mis Ionawr er mwyn ystyried y Gyllideb cyn iddo gael ei gyflwyno i’r CBC ar 23 Ionawr.

Cadarnhawyd y bydd cyfarfodydd yr Is-bwyllgorau yn cael eu hamserlennu o gwmpas y Blaengynllun Gwaith, er mwyn caniatáu i waith yr Is-bwyllgor fwydo’n briodol i’r CBC. Nodwyd y byddai dyddiadau cyfarfodydd ar gyfer diwedd 2025/26 yn ddibynnol ar gapasiti  adnoddau a gofynion yr eitemau fydd angen eu cyflwyno i’r Is-bwyllgor.

Amlygwyd pwysigrwydd rhannu dyddiadau yn amserol ar gyfer cyfarfodydd yr Is-bwyllgor Llywodraethu ac Archwilio, o ystyried y gofynion sydd arnynt yn eu hawdurdodau priodol, ac er mwyn sicrhau cworwm. Cadarnhawyd y byddai yn cael eu cylchredeg cyn gynted â phosib.

Mynegwyd pryderon am brinder eitemau ar y Blaengynllun Gwaith, yn enwedig o ystyried bod y Cylch Gorchwyl yn amlygu eitemau y dylid eu cynnwys. Ymatebwyd gan esbonio fod y Blaengynllun yn parhau i gael ei ddatblygu wrth weithio ochor yn ochor ag aelodau er mwyn cyflawni cyfrifoldebau statudol yr Is-bwyllgor hwn. Ategwyd yr angen i ystyried capasiti ac yr anodau sydd ar gael ei wneud y gwaith yn ogystal.

Cynigwyd gohirio’r penderfyniad tan ddiwedd y cyfarfod er mwyn cael cyd-destun cyn penderfynu ar flaenoriaethau’r Is-bwyllgor, ac i amlygu unrhyw eitem ychwanegol i’w gynnwys ar y Blaengynllun Gwaith.

Nid oedd cworwm ar ddiwedd y cyfarfod ac felly ni wnaethpwyd unrhyw benderfyniad ond nodwyd y sylwadau er gwybodaeth.

Gofynnwyd cwestiwn ynghylch sefydlu’r Is-bwyllgor Trosolwg a Chraffu ar y Cyd i sicrhau craffu priodol ar y CBC. Holwyd os oedd angen ystyried y strwythur arfaethedig. Cadarnhawyd bod y cylch gorchwyl yr Is-bwyllgor Trosolwg a Chraffu ar y Cyd eisoes wedi’i sefydlu a’i gytuno gan y chwe awdurdod lleol.

Adroddwyd y rhestr ganlynol o eitemau, fel awgrymiadau ar gyfer y Blaen Cynllun Gwaith:

·         Rhaglen Archwilio Mewnol / Archwilio Allan (Archwilio Cymru)

·         Adroddiad olrhain camau gweithredu archwilio

·         Datganiad cyfrifon blynyddol 2024/25 ac adroddiad Archwilio Cymru

·         Datganiad Llywodraethu Blynyddol 2024/25

·         Cofrestr Risg

·         Rheoli asedau a gwaredu cyfalaf

·         Rheoli’r trysorlys

·         Cyllideb ddrafft 2026/27

·         Strategaeth drafft ariannol tymor canolig

·         Adroddiad crynodeb llywodraethu’r CBC

o   Cynllunio Corfforaethol

o   Cynllunio Ariannol

o   Rheoli Perfformiad

o   Rheoli Risg

o   Cynllunio’r Gweithlu

o   Rheoli Asedau

o   Caffael

Eglurwyd y byddai swyddogion yn cynghori pa eitemau fyddai’n mynd ger bron yr Is-bwyllgor ar ba ddyddiadau, mewn ymgynghoriad â’r Cadeirydd, gyda’r  ...  gweld y cofnod llawn ar gyfer eitem 6.

Claire Incledon, Dirprwy Swyddog Monitro (dros dro) i gyflwyno’r adroddiad.

Nodiwyd Cylch Gorchwyl.

Cyflwynwyd bod y cylch gorchwyl yn adlewyrchu rôl a swyddogaeth yr Is-bwyllgor, a bod y rhain wedi’u nodi yn Rheoliadau Sefydlu 2021 ac yng nghyfansoddiad y CBC. Amlygwyd  swyddogaeth statudol benodol i’w Aelodau. 

Ymhelaethwyd y bydd yr Is-bwyllgor yn hyrwyddo arfer da. Nodwyd bod canllawiau statudol ac anstatudol sy’n cefnogi’r prif Gynghorau'r un mor berthnasol i’r CBC.

Cydnabuwyd bod cylch gorchwyl yr Is-bwyllgor yn debyg i gylch gorchwyl awdurdodau lleol. Nodwyd byddai nodi rhif fersiwn ar y cylch gorchwyl yn hwyluso unrhyw newidiadau dilynol. Cytunwyd y byddai unrhyw addasiadau yn  cael eu nodi’n glir fel y gellir amlygu pob newid.

Gofynnwyd pwy yw Prif Swyddog yr Is-bwyllgor, a’r angen i’w amlygu yn y Cylch Gorchwyl. Holwyd am eglurhad ar y perthynas rhwng yr Is-bwyllgor a’r CBC, er mwyn cael gwell dealltwriaeth o ble mae’r penderfyniadau’n cael eu gwneud a ble mae adroddiadau’n cael eu rhannu’n ffurfiol. Mynegwyd bod y Swyddog Adran 151 yn cael ei ystyried fel swyddog arweiniol de-facto ar gyfer Is-bwyllgor Llywodraethu ac Archwilio’r Cyngor yng Nghyngor Gwynedd, ond fod angen trafodaeth bellach ar benodi’r Swyddog Arweiniol ar gyfer y Pwyllgor hwn. Ategwyd nad yw Swyddogion Arweiniol yn cael ei gadarnhau yn y Cyfansoddiad na Chylch Gorchwyl yng Nghyngor Gwynedd.

Esboniwyd ei bod yn bwysig nodi’r swyddog arweiniol cywir, er mwyn sicrhau bod gwybodaeth amserol a perthnasol yn cael ei darparu am raglen waith y CBC yn yr Is-bwyllgor. Atgoffwyd Aelodau bod y CBC yn gweithredu’n rhanbarthol yn hytrach nag yn lleol, ac felly bod yn bwysig cydnabod y gwahaniaethau rhwng y CBC a’r awdurdodau lleol. Ymhellach, nodwyd bod hwn yn gyfle i’r Is-bwyllgor lunio a thywys gwaith y CBC yn briodol, ac felly rhaid sicrhau bod Aelodau’n derbyn y wybodaeth gywir.

Tynnwyd sylw at Ddeddf Etholiadau Lleol 2021, a rôl pwyllgorau llywodraethu ac archwilio, ac sy’n cynnwys agweddau o berfformiad a chwynion. Nodwyd byddai’r gwaith yr Is-bwyllgor yn mynd ar draws i feysydd eraill ac o ganlyniad yn debygol o fod yn ehangach na chyfraniad y Swyddog Adran 151. Mynegwyd yr angen i amlygu llinell atebolrwydd clir i sicrhau bod yr Is-bwyllgor yn gwybod pwy yw’r pwynt cyswllt.

Amlygwyd pryder ynghylch a ddylai cynrychiolydd o Archwilio Cymru fod yn bresennol yng nghyfarfodydd yr Is-bwyllgor gan nad oedd unrhyw faterion archwilio allanol ger bron yr Is-bwyllgor yn y cyfarfod hwn. Cadarnhawyd bod y CBC wedi cytuno ar raglen waith gydag Archwilio Cymru felly bydd disgwyliad iddynt fod yn bresennol ar gyfer yr eitemau yma. Nodwyd angen i’w gynnwys ar y Blaengynllun Gwaith.

Cadarnhawyd y drefn bleidleisiau ar gyfer y cyfarfod hwn, a bod penderfyniadau yn cael ei gyhoeddi yn y daflen benderfyniad dim mwy na 5 diwrnod gwaith yn dilyn y cyfarfod.

Dave Hole, Arweinydd Rhaglen Weithredu'r CBC i gyflwyno’r adroddiad.

Nodiwyd sefyllfa gyd-destunol.

Cyflwynwyd yr adroddiad gan nodi fod hwn yn gyfle i roi cyd-destun y CBC ynghyd â diweddariad ar y gwaith sydd wedi ei wneud. Eglurwyd fod dau adroddiad wedi ei gyflwyno eisoes i’r Cydbwyllgor, y cyntaf yn ôl ym mis Mehefin yn ystod dyddiau cynnar y rhaglen yn dilyn y trosglwyddiad, a adnabuwyd rhestr uchelgeisiol o beth oedd angen ei wneud ond ei fod yn gyfnod ble nad oedd Prif Weithredwr wedi ei benodi. Bu i’r ail adroddiad adrodd ym mis Tachwedd, er mwyn diweddaru ar y gwaith sydd wedi ei wneud ac adnabod y sialensiau ar adnoddau sydd ei angen i gwblhau’r gwaith.

O ran cefndir, eglurwyd for y Cynllun Twf wedi trosglwyddo i’r CBC yn ôl yn Ebrill a bellach gyda statws gweithredu llawn ac felly a’r gallu i gyflogi pobl. Mynegwyd yr angen i’r CBC gydymffurfio â’r dyletswyddau cyffredino â sefydliadau sector cyhoeddus a nodwyd fod dyletswydd statudol i gynhyrchu Cynllun Datblygu Strategol a Chynllun Trafnidiaeth Ranbarthol.

Eglurwyd fod cynnydd sylweddol wedi ei wneud hyd at / a gan gynnwys y trosglwyddiad a hynny gyda thîm bach iawn. Tynnwyd sylw at y rhestr a gyflwynwyd yn yr adroddiad. Ategwyd fod rhaglen o newid wedi ei ddatblygu yn seiliedig ar flaenoriaethau, a bod y Prif Weithredwr wedi ei phenodi ym Mehefin 2025. Nodwyd fod ffactorau wedi dal rhai pethau yn ôl, megis y penodi swyddogion ond eu bod yn gweithio drwy’r Cytundebau Lefel Gwasanaeth i dderbyn y gefnogaeth sydd ei angen.

Er y sialensiau nodwyd fod gwaith wedi parhau i ddatblygu a'u bod o fewn camau ddyblygu ar gyfer meysydd fel y wefan. Amlygwyd heriau megis oedi ar adolygu prosbectws CBC Llywodraeth Cymru, oedi wrth gaffael a gweithredu'r System Rheoli Pwyllgorau a denu ymgeisiwyd ar gyfer swyddi megis Uwch Swyddog Caffael. Esboniwyd eu bod yn parhau i fod angen gweithredu dau Is-bwyllgor sef Safonau a Throsolwg a Chraffu. Mynegwyd fod datblygu rhaglen UGC newydd ar gyfer 2026/27 a map ffordd ar gyfer y blynyddoedd dilynol yn debygol o fwrw sawl prosiect ymlaen.

Ychwanegodd y Prif Weithredwr fod y CBC wedi cyrraedd ble maen nhw o ganlyniad i gymorth staff partneriaid megis Cyngor Gwynedd a diolchwyd iddynt am eu gwaith. Pwysleisiwyd fod y Cydbwyllgorau ar draws Cymru yn newydd ac felly mae’n cymryd amser i lywio drwy’r broses o flaenoriaethu gan geisio peidio rhoi pwysau ychwanegol ar Awdurdodau’r Gogledd ond i sicrhau eu bod yn cyrraedd gofynion y Llywodraeth.

Nododd y Swyddog Monitro fod gwaith yn ac wedi ei wneud i  sefydlu’r CBC yn endid o ran maint sy’n weddol fychan ond a maint gofynion maint Llywodraeth Leol. Uwchlaw sefydlu, nododd fod rhaglenni wedi bod yn datblygu yn y cefndir yn rhanbarthol ac yn genedlaethol. Ategwyd fod trosglwyddo’r Cynllun TWF wedi bod yn gatalydd i symud ymlaen ond fod adnoddau wedi bod yn heriol gan fod yr angen i ymateb i gynlluniau a gofynion statudol wrth gyfiawnhau adnoddau.

Mynegodd y Prif Swyddog Cyllid fod y pwysau adnoddau wedi bod yn sialens a bod nifer o waith wedi ei wneud.  ...  gweld y cofnod llawn ar gyfer eitem 8.

Luned Fôn Jones, Rheolwr Archwilio Cyngor Gwynedd i gyflwyno’r adroddiad.

Derbyniwyd a chymeradwywyd cynnwys y Mandad a’r Siarter Archwilio Mewnol a chefnogi Archwilio Mewnol yn ei weithrediadau.

Eglurwyd bod ers Ebrill 2025, pan ddaeth y Safonau Archwilio Mewnol Byd-eang i rym yn Sector Gyhoeddus y Deyrnas Unedig, mae’n hanfodol bod y Gwasanaeth Archwilio yn cydymffurfio â’r Safonau yma. Eglurwyd fod Nodyn Cymhwyso wedi ei gyflwyno sydd yn darparu fframwaith ymarferol ar sut y gellid gweithredu a chymhwyso, yn rhoi arweiniad ac yn egluro sut mae’r Safonau Archwilio Mewnol Byd-eang ar lywodraethu - sef Parth III (Domain III) yn berthnasol i oruchwyliaeth a dyletswyddau’r Is-bwyllgor Llywodraethu ac Archwilio.  Un o’r camau hanfodol yw cymeradwyo siarter sydd yn cynnwys mandad a sgôp a mathau o waith Archwilio Mewnol.

Ategwyd fod CIPFA wedi datblygu Cod Ymarfer ar gyfer Llywodraethu Archwilio Mewnol yn Llywodraeth Leol y Deyrnas Unedig gyfer dehongli a sicrhau cydymffurfiaeth gyda dyletswyddau statudol. Mae’r Cod wedi ei anelu at y rhai sy’n gyfrifol am drefniadau llywodraethu effeithiol – sef yr Is-Bwyllgor hwn.

Mae’r Siarter yn nodi’r trefniadau ar gyfer swyddogaeth archwilio fewnol gyflawni ei ddiben. Mae rôl archwilio mewnol yn cynnwys:

·         Cefnogi’r gwaith o gyflawni amcanion strategol drwy ddarparu sicrwydd gwrthrychol sy’n seiliedig ar risg,

·         Hyrwyddo arfer da mewn llywodraethu a

·         Cynghori ar drefniadau llywodraethu, rheoli risg a rheolaeth fewnol.

I sicrhau cydymffurfiaeth â’r Safonau, nodwyd mai cyfrifoldeb yr Is-Bwyllgor hwn yw adolygu a chymeradwyo’r Siarter gan sicrhau bod diffiniad clir o

·         Bwrpas, awdurdod a chyfrifoldeb Archwilio Mewnol,

·         Annibyniaeth a llinellau adrodd y swyddogaeth Archwilio Mewnol,

·         Cwmpas gwaith a hawliau mynediad Archwilio Mewnol,

·         Bod y mandad yn cadarnhau bod Archwilio Mewnol yn meddu ar yr awdurdod cyfreithiol a sefydliadol i weithredu’n effeithiol ac yn darparu manylion am rôl a chyfrifoldebau swyddogaeth Archwilio Mewnol,

·         Gwirio bod y Siarter a’r mandad yn sicrhau annibyniaeth Archwilio Mewnol ac yn diogelu Archwilio Mewnol rhag dylanwad amhriodol

·         Goruchwylio a monitro gweithgareddau Archwilio Mewnol i adolygu cydymffurfiaeth â’r Siarter a’r mandad.

Gofynnwyd beth yw capasiti archwilio mewnol y CBC. Eglurwyd bod Cyngor Gwynedd yn darparu gwasanaeth archwilio mewnol trwy gytundeb lefel gwasanaeth, a nodwyd bod tîm archwilio mewnol Cyngor Gwynedd yn cynnwys Rheolwr Archwilio, dau Arweinydd Archwilio, a 4 Uwch Archwilwyr.

Gofynnwyd sut y penderfynir ar y rhaglen waith gyfredol ar gyfer archwilio mewnol. Manylwyd bod y cynllun blynyddol ar gyfer Uchelgais Gogledd Cymru yn cael eu llunio gyda mewnbwn y Prif Weithredwr a’r Prif Swyddog Cyllid. Cadarnhawyd bydd y Cynllun Blynyddol yn dod ger bron yr Is-bwyllgor hwn yn y dyfodol i dderbyn cymeradwyaeth. Nodwyd nad oedd Cynllun Blynyddol wedi’i lunio ar hyn o bryd gan fod angen Siarter Archwilio yn gyntaf er mwyn llunio Strategaeth a’r Cynllun Blynyddol. Eglurwyd bod asesiad risg yn cael ei drafod ac y bydd unrhyw waith archwilio mewnol wedi ei llunio un unol â’r prif risgiau.

Sicrhawyd yr Is-bwyllgor bod Uchelgais Gogledd Cymru wrthi’n datblygu eu Strategaeth Risg Gorfforaethol, ac mae drafft wedi’i ddosbarthu gyda swyddogion, a bydd yn cael ei gyflwyno i’r Is-Bwyllgor maes o law. Pwysleisiwyd ei bod yn parhau i fod yn ddyddiau cynnar ers trosglwyddo’r CBC ond fod llunio Strategaeth Risg Gorfforaethol ranbarthol yn flaenoriaeth ac yn ofyniad hanfodol.

Gofynnwyd pa gamau  ...  gweld y cofnod llawn ar gyfer eitem 9.