Rhaglen, penderfyniadau a chofnodion

I dderbyn unrhyw ymddiheuriadau am absenoldeb

Dim i’w nodi

Croesawyd y Cynghorydd Edgar Owen a’r Cynghorydd Arwyn Herald Roberts i’w cyfarfod cyntaf o’r Pwyllgor 

Cydymdeimlwyd a Sharon Warnes, oedd wedi colli ei gŵr yn ddiweddar a gyda Luned Fôn Jones (Rheolwr Archwilio Mewnol) oedd wedi colli ei brawd yn ddiweddar.

I dderbyn unrhyw ddatganiad o fuddiant personol

Eitem 7. Deddf Llywodraeth Leol 2021- Hunanasesiad / Pwnc: Blaenoriaeth Gwella 2 ‘Pob Disgybl yn cael y cyfle i gyflawni ei botensial’ / Dalgylch Bangor / Ysgol Y Faenol

·         Cyng Menna Baines – Aelod Lleol / Llywodraethwr Ysgol Y Faenol /  Aelod Cyngor Cymuned Pentir / Cadeirydd Pwyllgor Rheoli Canolfan Penrhosgarnedd

·         Cyng Elwyn Jones – Clerc Cyngor Cymuned Pentir

Nid oeddynt yn fuddiannau a oedd yn rhagfarnu ac felly ni fu rhaid iddynt adael y cyfarfod.

Nodi unrhyw eitemau sy’n fater brys ym marn y cadeirydd fel y gellir eu hystyried.

Dim i’w nodi

Bydd y Cadeirydd yn cynnig y dylid llofnodi cofnodion cyfarfod o’r pwyllgor hwn a gynhaliwyd 25ain Mai 2023, fel rhai cywir  

Derbyniodd y Cadeirydd gofnodion y cyfarfod blaenorol o’r pwyllgor hwn a gynhaliwyd 25 Mai 2023 fel rhai cywir

I ystyried cynnwys yr adroddiad a chynnig unrhyw sylwadau.

PENDERFYNIAD:

Derbyn yr adroddiad

Cyflwynwyd adroddiad oedd yn rhoi amlinelliad o sut mae adrannau’r Cyngor wedi ymateb i benderfyniadau’r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio fel bod modd i’r Aelodau gael sicrwydd bod eu penderfyniadau yn cael sylw. Nodwyd bod yr adroddiad yn rhoi cyfle i’r Aelodau ystyried y penderfyniad a wnaed gyda bwriad o ddileu’r eitem / penderfyniad pan fydd y weithred wedi cwblhau.

Diolchwyd am yr adroddiad

Mewn ymateb i sylw ynglŷn ag absenoldeb hirdymor staff yn y Gwasanaeth Archwilio Mewnol, nodwyd bod staff o fewn y gwasanaeth wedi camu i fyny a bod rheolaeth dda o gyflawni dyletswyddau statudol.

Mewn ymateb i sylw ynglŷn â threfniadau cyfweliadau gadael, nodwyd bod y mater bellach ar raglen waith y Gwasanaeth Adnoddau Dynol.

PENDERFYNWYD:

Derbyn yr adroddiad

I ystyried, cynnig sylwadau a chymeradwyo’r adroddiad

PENDERFYNIAD:

Derbyn a chymeradwyo’r  Adroddiad Blynyddol

Nodyn: Cynnwys manylion cyrsiau hyfforddiant perthnasol mae’r Aelodau wedi fynychu

Cyflwynwyd yr adroddiad  blynyddol gan Gadeirydd y Pwyllgor. Amlygwyd mai dyma’r tro cyntaf i’r adroddiad gael ei gyflwyno a hynny mewn ymateb i argymhelliad cryf gan CIPFA oedd yn nodi y dylai’r Pwyllgor baratoi adroddiad blynyddol sydd yn rhoi sicrwydd i bawb sy’n gyfrifol am lywodraethu ei fod yn cyflawni ei bwrpas ac yn gallu dangos effaith. Pwrpas yr adroddiad yw cwmpasu gwaith y Pwyllgor dros y flwyddyn 2022-23 ac amlygu sut mae’r Pwyllgor wedi cyflawni ei ddyletswyddau statudol ynghyd ag ychwanegu gwerth i drefniadau llywodraethu Cyngor Gwynedd.

Roedd y Cadeirydd yn croesawu sylwadau gan yr Aelodau cyn cyflwyno am gymeradwyaeth y Cyngor Llawn  28-09-23. Diolchwyd i’r Pennaeth Cyllid am ei waith o baratoi’r adroddiad a hefyd i’r Aelod Cabinet Cyllid - Y Cynghorydd Ioan Thomas am y cydweithio arbennig sydd rhwng ef a’r Pwyllgor. Diolchwyd hefyd i Arweinydd y Cyngor, y Cynghorydd Dyfrig Siencyn am fod yn rhan o drefniadau’r Pwyllgor a’i barodrwydd i gyflwyno adroddiadau am sylwadau.

Ategodd y Pennaeth Cyllid bod yr adroddiad yn ymateb i ofynion statudol Llywodraeth Cymru ac wedi ei osod allan yn unol â swyddogaethau’r Pwyllgor (rhai yn swyddogaethau mandadol ac eraill yn swyddogaethau sydd wedi eu pennu gan Cyfansoddiad Cyngor Gwynedd). Tynnwyd sylw at effeithiolrwydd y Pwyllgor a’r bwriad o gyflwyno adroddiad i’r cyfarfod nesaf ynglŷn â chynnal hunan-arfarniad o waith y Pwyllgor - hyn yn cael ei weld fel ymarfer da, yn gam pwysig ymlaen ac o gymorth i’r Aelodau

Yn ystod y drafodaeth ddilynol nodwyd y sylwadau canlynol:

·         Bod sesiynau hyfforddiant meysydd penodol wedi bod yn fuddiol - awgrym cynnwys y manylion yma yn yr adroddiad

·         Bod hyfforddiant Arlingclose yn cael ei werthfawrogi - awgrym y dylai pob Cynghorydd dderbyn yr hyfforddiant yma

·         Croesawu’r adroddiad gan ychwanegu diolchiadau i’r Cadeirydd am ei gwaith a’i harweiniad dros y flwyddyn

Mewn ymateb i gwestiwn ynglŷn ag ystyr y datganiad, ‘na fydd yr arbedion yn cael effaith anwastad ar draws y Sir’ (para 18), eglurwyd bod y sylw yn un a wnaed gan y Pwyllgor wrth drafod effaith yr arbedion. Cafodd y sylw ei ychwanegu i’r adroddiad terfynol a gyflwynwyd i’r Cabinet ac i’r Cyngor

PENDERFYNWYD:

Derbyn a chymeradwyo’r  Adroddiad Blynyddol

Nodyn: Cynnwys manylion cyrsiau hyfforddiant perthnasol mae’r Aelodau wedi mynychu

I ystyried cynnwys y ddogfen drafft ar gyfer 2022/23 gan gynnig unrhyw sylwadau ac argymhellion

PENDERFYNIAD:

Derbyn yr adroddiad

Yn unol â gofyn statudol newydd o dan Ddeddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru) 2021, cyflwynwyd adroddiad gan y Arweinydd y Cyngor, Y Cynghorydd Dyfrig Siencyn yn adrodd ar Berfformiad Blynyddol ac Hunanasesiad y Cyngor gan edrych yn ôl ar 2022/23. Awgrymodd bod y gofyn statudol yn ychwanegiad i’r diwydiant ‘geiriau’ ac yn cwestiynu os hynny yn ychwanegu gwerth. Er hynny rhaid derbyn bod pwysigrwydd mewn cynnal hunanasesiad parhaus, yr angen am drefn gadarn a chyfle i’r Weithrediaeth gynnal sgwrs ynghylch bodlonrwydd y gofynion yn ystod y flwyddyn ariannol.

Diolchwyd i’r tîm o brif swyddogion oedd wedi paratoi'r Hunanasesiad  ac i’r Pwyllgor am eu gwaith o adolygu’r adroddiad gan gynnig sylwadau / argymhellion ar gyfer newidiadau i’r casgliadau neu’r camau y mae’r Cyngor yn  bwriadu eu cymryd.

Amlygwyd yr her o egluro ‘gwaith y Cyngor’; yr her o osod cyllidebau a’r angen i’r cyhoedd ddeall hyn. Nodwyd hefyd bod nifer o’r gwelliannau oedd wedi eu hadnabod yn hunanasesiad 21/22 yn parhau yn yr adroddiad oherwydd bod nifer o’r gwelliannau yn faterion hirdymor ac mai ym mis Rhagfyr y cyhoeddwyd yr hunanasesiad ar gyfer 2021/22. Bydd trefniadau i adrodd ar gynnydd y gwelliannau yn ystod y flwyddyn yn cael eu cyflwyno.

Diolchwyd am yr adroddiad

Yn ystod y drafodaeth ddilynol nodwyd y sylwadau canlynol gan aelodau:

·         Bod y gair ‘addas’ yn ddadleuol yng nghyd-destun ‘…cael hi’n anodd denu aelodau lleyg ac aelodau etholedig addas i fod ar y pwyllgor …’

·         Awgrym i gynnwys eglurhad byr o’r dystiolaeth cyn y casgliadau - annhebygol fydd rhai yn agor pob dolen yn yr adroddiad a/neu sicrhau bod y casgliad yn gryno ac effeithiol fyddai’n crynhoi’r dystiolaeth - haws i’r cyhoedd ei ddeall. Roedd derbyniad nad oedd hyn yn ymarferol ar gyfer y fersiwn hon o’r adroddiad ond cytunwyd i ystyried hyn ar gyfer y fersiwn nesaf.

·         Bod angen sicrhau bod y dogfennau / ffynonellau tystiolaeth yn gyfredol (nifer o’r dolennau yn rai ar gyfer adroddiadau 2021/22 - hyn yn wendid). Nodwyd fod y ddogfen hon yn cael ei pharatoi cyn i nifer o ddogfennau/ffynonellau tystiolaeth eraill ar gyfer y flwyddyn dan sylw gael eu mabwysiadu. O ganlyniad nid oedd modd cynnwys dolennau er fod cydweithio rhwng yr awduron pan yn llunio’r adroddiad.

·         Bod trigolion y Sir gyda dealltwriaeth o feysydd gwaith y Cyngor, ond efallai dim o’r cymhlethdodau – cyfrifoldeb yma i egluro gwaith y Cyngor i drigolion

·         Bod angen codi ymwybyddiaeth ac ymgysylltu gydag etholwyr newydd – plant ysgol

·         Cais i’r gweithgor o swyddogion sydd yn datblygu fframwaith effeithlon ar gyfer mesur gwerth am arian o fewn y drefn herio perfformiad i gyflwyno eu canfyddiadau i’r Pwyllgor

·         Awgrymwyd y dylai aelodau’r Pwyllgor (ac yn benodol aelodau lleyg) dderbyn hyfforddiant am egwyddorion Ffordd Gwynedd

·         Bod angen cysondeb o fewn arddull ymateb yr adrannau – awyddus gwella hyn i’r dyfodol

·         Angen amlygu balchder yn yr hyn sydd yn cael ei wneud yn dda

Mewn ymateb i gwestiwn pam nad oedd sylwadau’r Pwyllgor ar faterion megis  ...  gweld y cofnod llawn ar gyfer eitem 7.

I dderbyn a nodi Datganiad o Gyfrifon y Cyngor (yn amodol ar archwiliad) am 2022/23.

PENDERFYNIAD:

Derbyn y Datganiad o Gyfrifon y Cyngor (yn amodol ar archwiliad) am 2022/23.

Cymerodd  yr Aelod Cabinet Cyllid y cyfle i ddiolch i staff yr Adran Cyllid am eu hymroddiad i sicrhau bod Datganiad Cyfrifon (drafft) y Cyngor wedi eu cyflwyno i Archwilio Cymru ers diwedd Mehefin a hynny mewn cyfnod byr iawn. Rhoddodd ddiweddariad i’r aelodau ar eu cyfrifoldebau a diolchwyd iddynt am y cydweithio da.

Eglurodd y Pennaeth Cyllid Cynorthwyol - Cyfrifeg a Phensiynau mai arferol fyddai cyflwyno’r cyfrifon cyn yr haf, ond gan nad oedd cyfarfod o’r Pwyllgor ym Mehefin, dyma’r cyfle cyntaf i’w cyflwyno. Ategwyd bod estyniad eto eleni yn yr amserlen statudol ar gyfer archwilio’r cyfrifon, gyda’r bwriad o gwblhau’r archwiliad a chymeradwyo’r cyfrifon gan y Pwyllgor yma yn Rhagfyr.

Atgoffwyd yr Aelodau bod sefyllfa ariannol diwedd flwyddyn ar gyfer 2022/23, wedi ei gyflwyno i’r Pwyllgor ar y 25ain o Fai ar ffurf alldro syml, ond bod y Datganiad o’r Cyfrifon, sydd i bwrpas allanol a llywodraethu, yn gorfod cael ei gwblhau ar ffurf safonol CIPFA. Ymddengys bellach yn ddogfen hirfaith a thechnegol gymhleth.

Adroddwyd ar gynnwys yr adroddiad gan egluro bod chwe set o gyfrifon ar gyfer 2022/23, yn cael eu cwblhau

1.      Cyngor Gwynedd

2.      Cronfa Bensiwn Gwynedd

3.      GwE (cydbwyllgor sylweddol ei faint ac felly Datganiadau Llawn wedi eu paratoi)

4.      Bwrdd Uchelgais Gogledd Cymru (cydbwyllgor o sylweddol ei faint ac felly Datganiadau Llawn wedi eu paratoi)

5.      Harbyrau Gwynedd a

6.      Pwyllgor Polisi Cynllunio ar y Cyd Gwynedd a Môn (cyflwynwyd i gyfarfod 25 Mai 2023 y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio).

Cyfeiriwyd at yr Adroddiad Naratif oedd yn rhoi gwybodaeth am y Cyfrifon ac am weledigaeth a blaenoriaethau Gwynedd, y Strategaeth Ariannol a’r mesuryddion perfformiad ariannol. Arweiniwyd yr Aelodau drwy’r adroddiad gan fanylu ar rai o’r elfennau:

·         Crynodeb o wariant cyfalaf. Bu gwariant o £37 miliwn yn ystod y flwyddyn i gymharu gyda £37 miliwn hefyd yn y flwyddyn flaenorol.

·         Bod y prif ddatganiadau ariannol yn cynnwys Datganiad Incwm a Gwariant, Mantolen, Llif arian ayyb

·         Datganiad Symudiad mewn Reserfau sydd yn ddatganiad pwysig ac yn crynhoi sefyllfa ariannol y Cyngor. Amlygwyd bod balansau cyffredinol y Cyngor yn £7.9 miliwn ar ddiwedd Mawrth 2023, sef yr un lefel â Mawrth 2022. Bod Reserfau yn amlygu lleihad yn y cronfeydd £106 miliwn ar ddiwedd Mawrth 2022 o gymharu  â £104 miliwn erbyn diwedd Mawrth 2023.

·         Balansau Ysgolion lle gwelir lleihad £4.8m ym malansau ysgolion - £17 miliwn ar ddiwedd Mawrth 2022 i gymharu â £12 miliwn erbyn diwedd Mawrth 2023.

·         Bod dipyn o symudiad wedi bod yn sefyllfa’r fantolen erbyn Mawrth 2023 o’i gymharu â’r flwyddyn flaenorol oherwydd Ymrwymiad Pensiwn. Eglurwyd nad oedd  y mater yn unigryw i Wynedd ond yn hytrach yn ddarlun cyffredinol oherwydd amodau’r farchnad. Ar 31 Mawrth 2023, roedd gan y Cyngor ymrwymiad pensiwn o £242 miliwn, ond ar 31 Mawrth 2023, roedd gwerth yr asedau yn fwy na gwerth yr ymrwymiadau gyda sefyllfa ased net o £136 miliwn.  Y rheswm am hyn yw bod prisiad yr  ...  gweld y cofnod llawn ar gyfer eitem 8.

I ystyried a nodi’r adroddiad er gwybodaeth

PENDERFYNIAD:

Derbyn yr adroddiad er gwybodaeth

Cyflwynwyd adroddiad gan y Rheolwr Buddsoddi yn adrodd ar wir ganlyniadau rheolaeth trysorlys y Cyngor 2022/23, yn erbyn y strategaeth a gymeradwywyd gan y Cyngor Llawn 3ydd Mawrth 2022. Adroddwyd bod y flwyddyn wedi bod yn flwyddyn brysur a llewyrchus iawn i weithgaredd rheolaeth trysorlys y Cyngor wrth i’r gweithgaredd aros o fewn y cyfyngiadau a osodwyd. Cadarnhawyd nad oedd unrhyw fethiant i ad-dalu gan y sefydliadau roedd y Cyngor wedi buddsoddi arian gyda nhw.

Adroddwyd bod £1.8m o log wedi ei dderbyn ar fuddsoddiadau sydd yn uwch na’r £0.4m a oedd yn y gyllideb. Nodwyd bod yr incwm llog yn sylweddol uwch na’r gyllideb oherwydd gosodwyd y gyllideb mewn cyfnod pan roedd y gyfradd sylfaenol yn 0.75%; erbyn Mawrth 2023 roedd yn 4.25%.

Ar y 31 Mawrth 2023 roedd y Cyngor mewn sefyllfa gref iawn gyda buddsoddiadau net a hynny oherwydd lefel uchel o fuddsoddiadau a chyfalaf gweithredol. Roedd hyn yn cynnwys £57 miliwn o arian y Bwrdd Uchelgais a £18 miliwn y Cronfa Bensiwn. 

Adroddwyd, yng nghyd-destun buddsoddiadau, bod y Cyngor wedi parhau i fuddsoddi gyda Banciau a Chymdeithasau Adeiladu, Cronfeydd Marchnad Arian, Cronfeydd wedi’i pwlio, Awdurdodau Lleol a Swyddfa Rheoli Dyledion. Nodwyd bod y cronfeydd wedi’i pwlio yn fuddsoddiadau tymor canolig/ tymor hir sydd yn dod a lefel incwm da iawn, a gyda lefelau arian y Cyngor yn iach, yr Uned Buddsoddi yn edrych ar fuddsoddiad pellach i’r cronfeydd yma yn y dyfodol agos.

Yng nghyd-destun adroddiad cydymffurfiad a dangosyddion adroddwyd bod yr holl weithgareddau wedi cydymffurfio’n llawn gyda chod ymarfer CIPFA a strategaeth rheolaeth trysorlys y Cyngor -  hynny yn newyddion da, ac yn dangos bod rheolaeth gadarn dros yr arian. Cyfeiriwyd at y dangosyddion lle amlygwyd bod pob dangosydd a osodwyd yn cydymffurfio â’r disgwyl heblaw un (Datguddiad Cyfraddau llog). Eglurwyd bod y dangosydd yma wedi ei osod yn amodau llog isel Mawrth 2022 ac felly’n rhesymol bod y symiau mor wahanol.

Diolchwyd am yr adroddiad.

Mewn ymateb i gwestiwn ynglŷn â'r angen i ail osod y dangosydd nad oedd yn cydymffurfio, nodwyd mai Arlingclose sydd yn awgrymu’r dangosyddion y dylid eu defnyddio. Derbyniwyd y sylw fel un teg a gan nad yw’r amod llog o 1%  bellach yn berthnasol i’r amgylchiadau presennol, byddai’n amlygu’r sylw i Arlingclose yn eu cyfarfod nesaf.

Mewn ymateb i gwestiwn ynglŷn â benthyca i Gynghorau eraill, nodwyd bod y Cyngor yn parhau i wneud hyn a hynny i Gynghorau sydd yn ddiogel. Nodwyd bod gan Arlingclose restr o’r Cynghorau hynny na ddylid buddsoddi ynddynt. Mewn ymateb i gwestiwn ynglŷn â hysbysiad adran 114 a’r tebygolrwydd y byddai hawl gan y cynghorau a fenthycwyd iddynt beidio gorfod talu'r benthyciad yn ôl, nodwyd bod Arlingclose wedi cadarnhau y bydd rhaid i’r Cynghorau hynny dalu'r benthyciad yn ôl sydd yn wahanol i drefniadau buddsoddi gyda chwmni preifat. Ategwyd mai’r sefyllfa waethaf oedd efallai na fyddai’r llog yn cael ei ad-dalu,  ...  gweld y cofnod llawn ar gyfer eitem 9.

I dderbyn yr adroddiad a darparu unrhyw sylwadau neu argymhellion ynglŷn a’r gyfundrefn gwynion sydd yn deillio o dderbyn Llythyr Blynyddol Ombwdsman Cymru ar gyfer y flwyddyn 2022/2023.

PENDERFYNIAD:

Derbyn yr adroddiad

Cyflwynwyd adroddiad gan Pennaeth yr Adran Cefnogaeth Gorfforaethol yn cyflwyno sylwadau Ombwdsman Cymru ar drefniadau a pherfformiad y Cyngor yng nghyswllt ymdrin â chwynion a gwella gwasanaethau yn ystod 2022/23 gan amlygu llwyddiannau, sialensiau a datblygiadau. Atgoffwyd yr Aelodau bod gofyn statudol ar y Pwyllgor i sicrhau bod gan y Cyngor drefniadau effeithiol ar gyfer ymdrin â chwynion. Ategwyd, ni fu unrhyw newid yn y drefn na’r Polisi Pryderon a Chwynion yn ystod 2022/2023 ac felly bod cynnwys llythyr yr Ombwdsman yn seiliedig ar y Polisi a fabwysiadwyd gan y Cyngor yn 2021.

Adroddwyd bod y Llythyr Blynyddol wedi dod i law 17 Awst 2023. Cyfeiriwyd at rai sylwadau ac argymhellion a wnaethpwyd gan yr Ombwdsmon oedd yn cynnwys, “Byddwn yn annog Cyngor Gwynedd, ac yn benodol, eich Pwyllgor Archwilio a Llywodraethu, i ddefnyddio'r data hwn i ddeall eich perfformiad o ran cwynion yn well ac ystyried pa mor dda y mae dulliau ymdrin â chwynion yn dda wedi'i wreiddio ledled yr Awdurdod”.

Cyfeiriwyd at yr hyfforddiant perthnasol yr oedd Aelodau’r Pwyllgor wedi ei dderbyn (Trosolwg ar ymarfer da o Wella Gwasanaeth o Gwynion - Tachwedd 2022) ynghyd a sylw bod llythyr diwygiedig wedi ei dderbyn yn cywiro gwall i ystadegau Cwynion y Cod ymddygiad.

Diolchwyd am yr adroddiad

Mewn ymateb i sylw bod y nifer cwynion yn lleihau ac os mai’r rheswm dros hyn oedd cofnodi cywir neu beidio, nodwyd bod y cofnod yn realistig a bod pob cwyn sy’n cael ei dderbyn yn cael ei gofnodi (cyn cyfeirio ymlaen at y  gwasanaeth perthnasol). Ategwyd mai cyfrifoldeb y Cabinet oedd cynnwys y cwynion ac mai cyfrifoldeb y Pwyllgor oedd sicrhau trefniadau’r Cyngor mewn ymateb i gwynion.

Mewn ymateb i sylw bod 17% o gwynion wedi eu derbyn am’ Ymdrin â Chwynion’, nodwyd bod hyn ynteu oherwydd bod Swyddfa’r Ombwdsman yn ymdrin â chwynion yn wahanol i'r Cyngor neu fod y gwasanaeth perthnasol heb ymateb / deall y drefn yn llawn. Ategwyd bod hyfforddiant yn cael ei annog a gwersi yn cael eu dysgu. Mewn sylw ategol bod rhai gwasanaethau yn waeth na’i gilydd, nodwyd bod pob gwasanaeth yn gwella a bod rhai yn cael eu targedu i  dderbyn hyfforddiant pellach.

Mewn ymateb i sylw am adroddiad pellach / manylach, nodwyd nad oedd bwriad cyflwyno mwy o wybodaeth gan mai sicrhau trefniadau effeithiol ar gyfer ymdrin â chwynion o fewn y Cyngor oedd cyfrifoldeb y Pwyllgor. Mewn ymateb i sylw ategol ynglŷn â’r hyn y mae gwasanaethau angen ei wneud i wella ymateb, nodwyd eleni, yn unol â'r gofyn statudol, mai’r Cabinet oedd yn gwirio rôl y gwasanaethau, ac mai gwirio cynnwys y llythyr oedd cyfrifoldeb y Pwyllgor. Mewn ymateb nododd y Cadeirydd mai darlun o’r hyn sydd yn cael ei gyflwyno i’r Ombwdsman oedd gerbron y Pwyllgor ac nid gwybodaeth am y drefn.

PENDERFYNWYD:

Derbyn yr adroddiad

Darparu diweddariad i’r Pwyllgor ar raglen waith Chwarter 1 Archwilio Cymru 

PENDERFYNIAD

Derbyn yr adroddiadau

Nodyn: 11b – awgrym i gynnwys enwau / engreiffitau o Fentrau Cymdeithasol Gwynedd yn yr ymateb er mwyn deall y cyd-destun yn ehangach

Croesawyd Alan Hughes ac Yvonne Thomas (Archwilio Cymru),  Dewi Wyn Jones (Rheolwr Gwasanaeth Cefnogi Busnes y Cyngor) a Jennifer Rao (Swyddog Cefnogi Busnes) i’r cyfarfod i gyflwyno eu sylwadau / ymatebion.

Diweddariad Chwarter 1

Cyflwynwyd diweddariad chwarterol (hyd at 30 Mehefin 2023) o raglen waith ac amserlen Archwilio Cymru. Trafodwyd y gwaith archwilio ariannol a'r gwaith archwilio perfformiad lleol gan amlygu y byddai’r Adroddiad Blynyddol i’w gyhoeddi ym mis Tachwedd 2023.

Tynnodd y Rheolwr Archwilio, Archwilio Cymru, sylw’r Pwyllgor i un camgymeriad yn yr adroddiad a gyflwynwyd.  Lle roedd yn adroddiad yn nodi “Ni dderbyniwyd Ffurflen Flynyddol y Cydbwyllgor Polisi Cynllunio eto”, mewn gwirionnedd roedd Ffurflen Flynyddol y Cydbwyllgor Polisi Cynllunio wedi ei dderbyn ganddynt ar 13 Mehefin 2023.

Cyfeiriwyd at yr Adolygiad Themâu Digidol gan amlygu bod drafft cyntaf o’r adolygiad wedi ei rannu gyda’r Cyngor. Ategwyd bod Adolygiad Effeithlonrwydd Craffu wedi ei gwblhau a bod trafodaethau wedi eu cynnal 06-09-23 i gytuno ar yr adroddiad terfynol. Y bwriad yw cyflwyno’r adroddiad terfynol i’r cyfarfod nesaf o’r Pwyllgor. Cyfeiriwyd at astudiaethau cenedlaethol llywodraeth leol sydd wedi eu Cynllunio ynghyd ag adroddiadau cenedlaethol ac allbynnau eraill a gyhoeddwyd gan Archwilio Cymru ers Mehefin 2022 oedd yn cynnwys ‘Cyfle wedi’i golli - Mentrau Cymdeithasol’

Diolchwyd am yr adroddiad

Mewn ymateb i sylw nad oedd cyfeiriad yn y diweddariad at yr argyfwng concrid diweddar (diogelwch adeiladau cyhoeddus sydd wedi eu hadeiladu gan ddefnyddio’r concrid aeredig RACC), nodwyd y byddai cynlluniau archwilio yn addasu fel bydd yr angen yn codi a gyda’r mater yn un cyfredol,  byddai’n debygol o ddylanwadu cynlluniau i’r dyfodol.

PENDERFYNWYD derbyn yr adroddiad

I ystyried a derbyn yr adroddiad

Adroddwyd bod gan y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio swyddogaeth i adolygu ac asesu trefniadau rheoli risg, rheolaeth fewnol, rheoli perfformiad a llywodraethu corfforaethol y Cyngor ac fel rhan o’r swyddogaeth honno bod disgwyliad i ystyried adroddiadau cyrff adolygu allanol megis Archwilio Cymru, Estyn ac Arolygiaeth Gofal Cymru. Yn ogystal mae disgwyl i bwyllgorau sicrhau eu hunain bod trefniadau ar waith i fonitro a gwerthuso cynnydd yn erbyn unrhyw argymhellion a geir yn yr adroddiadau hynny.

Cyflwynwyd adroddiad ‘Cyfle wedi’i golli’ – Mentrau Cymdeithasol ynghyd ag ymateb y rheolwyr oedd yn amlinellu’r hyn mae’r Cyngor yn bwriadu ei wneud i ymateb i’r argymhellion o fewn yr adroddiad.

Eglurwyd bod y gwaith o ddatblygu strategaeth a gweledigaeth wedi dechrau drwy gynnal cyfarfod wyneb yn wyneb ar y cyd gyda chynrychiolwyr o Grŵp Cyswllt Trydydd Sector Gwynedd. Cynhaliwyd gweithdy lle rhoddwyd cyfle i’r mynychwyr (Trydydd Sector, Swyddogion a Chynghorwyr) gyfrannu at ddatblygu a chyd-gynhyrchu blaenoriaethau gweithredu.  Y cam nesaf fydd dadansoddi’r sylwadau a gasglwyd, cynnal cyfarfod arall ym mis Hydref i ddatblygu’r weledigaeth yn llawn a rhannu diweddariad pellach i'r Pwyllgor ymhen 6 mis.

Diolchwyd am yr adroddiad

Mewn ymateb i gwestiwn ynglŷn â beth yw menter gymdeithasol, nodwyd bod y cyfarfod diweddar wedi bod gyda sefydliadau trydydd sector sydd yn rhan o Grŵp Cyswllt Trydydd Sector Gwynedd sy’n cynrychioli pobl o fewn cymdeithas - enghreifftiau yng Ngwynedd fyddai Mantell Gwynedd, GISDA, Meter Fachwen. Mewn sylw ategol, awgrymwyd rhestru enghreifftiau o fentrau cymdeithasol yn y ddogfen ymateb y rheolwyr er mwyn deall y cyd-destun yn ehangach. Ategodd Swyddog Archwilio Cymru mai anodd yw gosod diffiniad o'r term, ond mai corff ydyw ar gyfer sicrhau gwerth cymdeithasol ac nid er mwyn gwneud elw. Cyfeiriwyd at 1.24 o’r adroddiad lle nodi’r bod y gwefannau gorau gan awdurdodau lleol yn cynnwys ‘diffiniad clir sy’n nodi beth yw Menter Cymdeithasol’

Mewn ymateb i sylw bod yr adroddiad yn un cyffredinol ac nad oedd awgrym bod cyfle wedi ei golli, nodwyd bod gwrthdaro rhwng gwaith lleol a gwaith cenedlaethol, ac er bod yr adroddiad yn ymddangos yn generig, bod yr argymhellion yn arwain at gyfleoedd yn lleol.

Yn ystod y drafodaeth ddilynol nodwyd y sylwadau canlynol gan aelodau:

·         Bod gwaith mentrau cymdeithasol yn glodwiw iawn, fodd bynnag wrth i Awdurdodau Lleol, waredu asedau a cholli rheolaeth, gall hyn arwain at fentrau yn datgymalu gwaith Awdurdod Lleol

·         Bod enghreifftiau da o fentrau cymdeithasol yn y Sir ac os maent yn cael eu rheoli yn gywir, y budd cymdeithasol yn un cadarnhaol

PENDERFYNWYD derbyn yr adroddiad

Nodyn: 11b - awgrym i gynnwys enwau / enghreifftiau o Fentrau Cymdeithasol Gwynedd yn yr ymateb er mwyn deall y cyd-destun yn ehangach

I ystyried bod y camau gweithredu grëwyd mewn ymateb i argymhellion adroddiadau archwilio allanol yn cael eu gwireddu

PENDERFYNIAD:

Derbyn yr adroddiad

Atgoffwyd yr Aelodau bod yr eitem yn un i’w ystyried fel rôl llywodraethu ac nid fel rôl craffu gyda chais i’r Pwyllgor fod yn fodlon bod trefniadau priodol yn ei lle er mwyn sicrhau bod cynigion gwella sydd yn codi o archwiliadau archwilio allanol yn cael eu gwireddu.

Nodwyd bod y gwaith o ymateb i'r rhan fwyaf o gynigion gwella yn waith parhaus a bod y Grŵp Llywodraethu sydd yn cael ei gadeirio gan y Cyfarwyddwr Corfforaethol yn rhoi sylw i’r cynigion gwella ac i’r cynnydd o’r argymhellion. Ategwyd, i’r cynigion hynny sydd yn derbyn casgliad yn nodi ‘wedi ei gwblhau’ bod y categori yma bellach, yn dilyn adborth gan y Pwyllgor, wedi ei rhannu yn ddau er mwyn adlewyrchu os yw’r argymhellion wedi ei gwireddu neu os ydynt yn waith parhaus ar gyfer yr adran.

Diolchwyd am yr adroddiad

Yn ystod y drafodaeth ddilynol nodwyd y sylw canlynol:

·            Bod nifer o adroddiadau yn debygol o ddychwelyd

Mewn ymateb i sylw bod llithriad i Adroddiad System Gwybodaeth Adnoddau Dynol, nodwyd, er bod llithriad amlwg, bod yr adroddiad yn nodi y rhagwelir y bydd y rhaglen waith o ymateb i’r argymhellion wedi ei gyflawni erbyn diwedd Mawrth 2024. Ategwyd, ar lefel lleol bod swyddog yn cael ei benodi i edrych ar y gweithredu a bod dogfen ‘ymateb rheolwyr’ yn cael ei baratoi i sicrhau perchnogaeth y Cyngor i’r gwaith; yn genedlaethol, bydd swyddog yn cael ei adnabod os yn berthnasol. 

PENDERFYNWYD derbyn yr adroddiad

I gefnogi newidiadau arfaethedig i'r Cyfansoddiad ac yn argymell i'r Cyngor llawn eu bod yn cael eu mabwysiadu.

PENDERFYNIAD:

Cefnogi’r newidiadau arfaethedig i’r Cyfansoddiad gan argymell i’r Cyngor Llawn eu bod yn cael eu mabwysiadu

Cyflwynwyd adroddiad gan y Swyddog Monitro yn amlygu elfennau o’r Cyfansoddiad oedd angen eu diweddaru ynteu mewn ymateb i ofynion Ddeddf Llywodraeth Leol ac Etholiad  (Cymru) 2021, newidiadau cyfreithiol neu drefniadau oedd yn cyfiawnhau newid.  Adroddwyd y gwelwyd cyfnod o sawl newid i'r Cyfansoddiad wrth i’r Ddeddf ddod yn weithredol a bod newidiadau pellach yn fater o sicrhau trefn.

Nodwyd bod y materion yn destun cymeradwyaeth y Cyngor Llawn fodd bynnag gofynnwyd i'r Pwyllgor ystyried a chefnogi’r newidiadau arfaethedig gan argymell i'r Cyngor Llawn eu bod yn eu mabwysiadu.

Diolchwyd am yr adroddiad

Yn ystod y drafodaeth ddilynol nodwyd y sylwadau canlynol:

·         Er yn ymestyn amser cyflwyno rhybudd ar gyfer cwestiwn i’r Cyngor Llawn i 3 diwrnod gwaith fel bod modd i swyddogion ymateb yn fanylach ar faterion all fod yn dechnegol, nid oedd hyn yn cyfarch amser ar  gyfer paratoi ar gyfer cwestiwn atodol.

·         Bod cynyddu’r rhiniog o osod sêl y Cyngor ar gontractau o £50,000 i £100,000 yn gam doeth.

PENDERFYNWYD derbyn yr adroddiad